14/04/2025 | 5 min Lukuaika
Mistä kassajärjestelmän hinta muodostuu?
Destiny Kaski
Marketing planner
Paljonko kassajärjestelmä maksaa – ja miksi hinnat vaihtelevat niin paljon?
Kassajärjestelmän hinta mietityttää monia järjestelmää etsiviä, eikä syyttä. Markkinoilla on monia vaihtoehtoja, joiden ominaisuudet ja kustannusrakenteet vaihtelevat suuresti. Nykyään myös monia kevyempiä ratkaisuja, kuten mobiilimaksupäätteitä, saatetaan kutsua kassajärjestelmiksi, vaikka todellisuudessa ne sisältävät vain pienen osan kokonaisjärjestelmän toiminnoista.
Kokonaisvaltainen kassajärjestelmä auttaa hallitsemaan myyntiä, tuotteita, varastoa, asiakastietoja ja raportointia. Se koostuu ohjelmistosta, kassalaitteista ja tarvittavista palveluista. Kevyet kassaratkaisut voivat riittää pienimuotoiseen myyntiin, mutta ne eivät useinkaan taivu laajempaan liiketoimintaan, jossa nopeus ja vakaus ovat avainasemassa. Kun tavoitteena on kasvu, kannattaa valita järjestelmä, joka tukee arkea pitkäjänteisesti – ja maksaa itsensä nopeasti takaisin ajansäästönä ja tehokkaampana työnä.
Kassajärjestelmän hinta ei siis ole vain yksi luku, vaan kokonaisuus, joka muodostuu useista osista. Tässä blogissa avaamme selkeästi, mistä kassajärjestelmän hinta käytännössä koostuu ja mitä asioita kannattaa ottaa huomioon valintaa tehdessä.
Kassajärjestelmän hinnan 4 rakennuspalikkaa
1. Kassaohjelmisto: mistä maksat ja mitä saat?
Kassaohjelmisto on koko kassajärjestelmän tärkein osa: ilman toimivaa ohjelmistoa ei ole toimivaa kassaa. Ohjelmiston ominaisuudet vaikuttavat suoraan siihen, miten tehokkaasti yrityksesi pystyy hoitamaan myynnin, raportoinnin ja asiakaspalvelun. Samalla ne ovat yksi merkittävimmistä kassajärjestelmän hintaan vaikuttavista tekijöistä.
Käytännössä jokaisesta kassaohjelmistosta tulisi löytyä ainakin seuraavat perustoiminnot:
– Kassasovellus
– Maksupääteliittymät
– Myynnin seuranta ja raportointi
– Varastonhallinta
Kun perusasiat ovat kunnossa, kassajärjestelmää on helppo laajentaa tarpeen mukaan. Käyttöön voidaan ottaa myös esimerkiksi kanta-asiakastoiminnot, laskutus tai myyntitilausten käsittely. Tällaiset lisätoiminnot voivat tehostaa arkea merkittävästi: asiakas saa personoidumpaa palvelua, myynnin seuranta helpottuu ja tilaukset pysyvät paremmin hallinnassa – samalla ne vaikuttavat kuitenkin myös kassajärjestelmän hintaan. Järjestelmän joustavuus kannattaa kuitenkin huomioida jo kassajärjestelmää hankittaessa etenkin, jos suunnitelmissa on laajentaa liiketoimintaa tulevaisuudessa.
2. Kassalaitteet: olennainen osa kassajärjestelmän hintaa
Kassajärjestelmä on harvoin pelkkä ohjelmisto: lähes aina tarvitaan myös fyysisiä kassalaitteita. Kassalaitteilla on vaikutusta paitsi käyttäjäkokemukseen, myös siihen, mistä kassajärjestelmän hinta koostuu.
Kassalaitteiden hankintaan liittyy muutamia valintoja: ostetaanko ne omaksi, vuokrataanko, vai otetaanko käyttöön rahoitusleasing? Hankitaanko laitteet uusina vai käytettyinä? Tarvitaanko yksi vai useampi kassapiste? Näillä päätöksillä on suora vaikutus kassajärjestelmän hintaan ja siihen, miten huolettomasti järjestelmä toimii arjessa.
Yleensä kassajärjestelmän yhteydessä hankitaan seuraavat kassalaitteet:
– Kassatyöasema (tietokone, tabletti tai erillinen kassalaite)
– Kuittikirjoitin
– Integroitu maksupääte tai erillismaksupääte
– Asiakasnäyttö
– Häiriösuoja tai varavirtalaite
– Viivakoodinlukija
– Kassalaatikko
Tarvittavat kassalaitteet riippuvat pitkälti toimialasta ja myynnin volyymista. Moni käyttää alussa omia laitteita, kuten tablettia, mikä voi olla edullinen ratkaisu kevyessä käytössä. Kannattaa kuitenkin huomioida, että kuluttajalaitteet eivät ole suunniteltu jatkuvaan käyttöön: ne hidastuvat ja rikkoutuvat helpommin ja vaativat näin aiemmin vaihtoa uuteen. Ammattikäyttöön suunnitellut kassalaitteet ovat nopeampia, kestävämpiä ja toimintavarmoja myös silloin, kun myynti käy kuumimmillaan. Lisäksi niihin sisältyy usein kattavammat takuut. Jos tavoitteena on sujuva arki ja luotettavasti toimivat laitteet, suosittelemme valitsemaan ammattikäyttöön tarkoitetut kassalaitteet.
Muista myös maksupäätteen korttimaksupalkkiot. Kassajärjestelmän kulujen lisäksi on hyvä huomioida maksupäätetoimittajien veloittamat maksupalkkiot, eli komissiot korttimaksuista. Nämä eivät sisälly kassajärjestelmän hintaan, mutta vaikuttavat suoraan myynnin kustannuksiin. Palkkiot voivat vaihdella toimittajan ja maksutavan mukaan, joten niihin kannattaa tutustua kassajärjestelmää hankittaessa.
3. Tuki- ja ylläpito: piilokulu vai elintärkeä osa kassajärjestelmän hintaa?
Kassajärjestelmää valittaessa puhutaan usein ohjelmista ja laitteista, mutta vähintään yhtä tärkeää on ottaa huomioon palvelut, joita kassajärjestelmän hintaan kuuluu. Käyttöönotto, koulutus ja tuki vaikuttavat suoraan siihen, miten sujuvasti kassajärjestelmä toimii käytännössä.
Käyttöönotto on ensimmäinen konkreettinen vaihe kassajärjestelmän hankinnan jälkeen. Sisältyykö hintaan ohjelmiston ja laitteiden asennus tai tuotteiden perustaminen kassaan? Joissain järjestelmissä asiakas tekee kaiken itse, toisissa apuna on asiantuntija – joko etänä tai paikan päällä. Käyttöönoton pituus vaihtelee järjestelmän laajuudesta ja yrityksen tarpeista riippuen muutamista tunneista pidempiin projekteihin, ja se laskutetaan usein tuntityönä. Meiltä saat kassajärjestelmän parhaimmillaan parissa päivässä.
Koulutus varmistaa, että kassajärjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti etenkin silloin, kun käyttäjiä on useita tai järjestelmä sisältää runsaasti ominaisuuksia. Koulutus voidaan toteuttaa etänä tai lähikoulutuksena, ja sen laajuus vaihtelee toimittajasta riippuen. Me Confirmalla suosimme lähikoulutuksia aina kun mahdollista: interaktiivinen, henkilökohtainen opastus varmistaa, että kaikkiin kysymyksiin löydetään vastaukset ja säästää näin aikaa jatkossa.
Jatkuva tuki ja ylläpito ovat asioita, joiden arvon huomaa usein vasta silloin, kun jokin ei toimi. Jo kassajärjestelmän hankintavaiheessa on tärkeää selvittää, mitä tukeen sisältyy, milloin apua on saatavilla ja kuuluvatko esimerkiksi ohjelmistopäivitykset kassajärjestelmän hintaan. Ohjelmisto, joka kehittyy liiketoiminnan mukana on pitkällä aikavälillä kaikista kustannustehokkain valinta.
Meillä Confirmalla tuki on helposti saatavilla laajan, paikallisen jälleenmyyjäverkostomme sekä oman tukitiimimme ansiosta. Meiltä saat asiantuntevaa apua nopeasti, oli kyseessä sitten käyttöönotto, lisäkoulutus tai häiriötilanne.
4. Integraatiot ja lisäominaisuudet: miten ne vaikuttavat kassajärjestelmän hintaan?
Harva yritys tarvitsee enää pelkkää kassaa. Yhä useammin etsitään kokonaisratkaisua, joka tukee liiketoimintaa laajemmin. Integraatiot ja lisäominaisuudet helpottavat arkea ja vähentävät manuaalista työtä, mutta vaikuttavat samalla siihen, mistä kassajärjestelmän hinta muodostuu.
Tyypillisimpiä järjestelmiä, joihin kassajärjestelmät liitetään, ovat:
– Tukkurien ja toimittajien järjestelmät
– Ajanvarausjärjestelmät
Integraatiot voivat olla valmiita tai räätälöityjä. Tämä vaikuttaa paitsi käyttöönoton pituuteen myös kassajärjestelmän kokonaiskustannuksiin. Meiltä Confirmalta löydät laajan valikoiman valmiita integraatioita, mikä nopeuttaa käyttöönottoa ja pitää kustannukset kurissa. Jos liiketoiminta edellyttää jotain täysin omaa, voidaan kassajärjestelmää laajentaa myös räätälöidyillä ominaisuuksilla API-rajapintojen kautta. Näin kassajärjestelmä saadaan pelaamaan yhteen juuri niiden työkalujen kanssa, joita yrityksessäsi on jo käytössä.
Toimialakohtaiset ominaisuudet täydentävät järjestelmää entisestään. Ravintoloissa saatetaan tarvita pöytäkarttoja, keittiöviestejä tai pöytätilausjärjestelmää, kun taas vähittäiskaupan tarpeet liittyvät usein esimerkiksi varastonhallintaan, sarjanumeroseurantaan tai katelaskentaan. Meillä nämä tarpeet on huomioitu valmiiksi toimialakohtaisissa ratkaisuissamme – jotta kassajärjestelmä toimii heti käytännön tilanteissa.
Miten kassajärjestelmä maksetaan – vuokraus, leasing vai osto?
Kassajärjestelmän hankintaan on useita eri tapoja, ja sopiva ratkaisu riippuu yrityksen tilanteesta, kassavirrasta ja siitä, kuinka pitkäaikaiseksi ratkaisu on tarkoitettu. Usein on hyödyllistä tarkastella erikseen ohjelmiston ja kassalaitteiden rahoitusmahdollisuuksia, sillä ne voivat poiketa toisistaan merkittävästi.
Kassajärjestelmän vuokraus on joustava ja matalariskinen ratkaisu monenlaiseen liiketoimintaan. Siinä maksat kassaohjelmistosta ja -laitteista juuri sen aikaa, kuin käytät niitä. Vuokraus on turvallinen vaihtoehto etenkin yrityksille, joiden oma it-osaaminen on rajallista: jos esimerkiksi kassalaite rikkoutuu vuokrakauden aikana, saat heti uuden tilalle. Kassajärjestelmän vuokraus Confirmalta antaa vapauden kokeilla ja kasvaa: järjestelmää voi muuttaa tai laajentaa tarpeiden mukaan, ja sen voi irtisanoa lyhyellä, 3 kuukauden irtisanomisajalla.
Kassajärjestelmän leasing vastaa pitkälti kassajärjestelmän vuokrausta, mutta sopimuskauden päätyttyä kassalaitteet voi halutessaan lunastaa itselleen pientä korvausta vastaan. Sopimus tehdään ennalta määritetylle ajanjaksolle, jonka aikana laitteet ovat yrityksen käytössä kiinteällä kuukausihinnalla. Leasing voi olla hyvä vaihtoehto, jos järjestelmälle on pidempiaikainen tarve ja halutaan vakautta kuukausimenoihin, mutta kassajärjestelmän ostaminen ei ole sopiva vaihtoehto.
Kassajärjestelmän ostaminen on järkevä vaihtoehto silloin, kun järjestelmälle on selkeä, pitkäaikainen tarve eikä suuria muutoksia ole näköpiirissä. Tämä vaihtoehto vaatii usein suuremman alkuinvestoinnin, mutta voi pitkällä aikavälillä olla kustannustehokas ratkaisu vakiintuneelle yritykselle.
Entä provisiopohjainen kassajärjestelmä?
Joissain tilanteissa kassajärjestelmä on kannattavampaa ottaa käyttöön ilman kiinteää kuukausihintaa ja maksaa sen käytöstä pelkästään myyntiin perustuvan prosenttiosuuden eli provision perusteella. Provisiopohjainen kassajärjestelmä voi olla sopiva vaihtoehto erityisesti aloittavalle yritykselle tai kausitoimintaan, kun tavoitteena on pitää kiinteät kulut mahdollisimman pienenä. Tyypillisesti provisiomalli kattaa kevyen peruspaketin, ja järjestelmän laajentuessa siirrytään kiinteämpään hinnoitteluun.
Mikä rahoitusmalli sopisi parhaiten sinun yrityksellesi?
Kassajärjestelmän hinta muodostuu useista tekijöistä
Kun vertailet eri kassajärjestelmiä ja hintoja, kokonaiskuvan ymmärtäminen on tärkeämpää kuin yksittäisen euromäärän tuijottaminen. Alla olevat kysymykset auttavat hahmottamaan, mistä kassajärjestelmän hinta oikeasti muodostuu, ja mikä palvelee parhaiten juuri sinun yritystäsi:
- Kassaohjelmisto – Mitä ominaisuuksia ohjelmistoon sisältyy, ja mitkä ovat lisämaksullisia? Mitä tarvitset heti ja mitä voi lisätä myöhemmin?
- Kassalaitteet – Tarvitsetko laitteet omaksi, vuokralle vai leasingilla? Montako kassapistettä yrityksessäsi on?
- Tuki ja käyttöönotto – Sisältyvätkö käyttöönotto, asiakastuki ja päivitykset hintaan vai laskutetaanko ne erikseen?
- Integraatiot ja liittymät – Tarvitsetko liittymiä esimerkiksi verkkokauppaan, ERP:iin tai taloushallinnon ohjelmistoihin?
- Toimialakohtaiset tarpeet – Sisältääkö järjestelmä valmiina tarvitsemiasi erikoisominaisuuksia, joita toimialasi vaatii?
- Rahoitusmalli – Maksatko kuukausittain, kerralla vai haluatko mahdollisuuden lunastaa laitteet omaksi?
- Irtisanomisaika – Sitoudutko pitkäksi aikaa vai onko järjestelmä mahdollista irtisanoa joustavasti?
Kun nämä palaset ovat selvillä, pystyt vertailemaan järjestelmiä entistä tehokkaammin sekä tekemään päätöksen, joka tukee sekä arjen sujuvuutta että yrityksesi kasvua. Muista, että hyvä kassajärjestelmä ei ole pelkkä kulu, vaan konkreettinen tuki liiketoiminnallesi.
Pyydä tarjous kassajärjestelmästä!
Blogi
Ilmainen kassajärjestelmä voi käydä kalliiksi
Tuoreen yrittäjän haave – ilmainen kassajärjestelmä – ei sellaisenaan voi toteutua. Sopivaa kassajärjestelmää valittaessa kannattaa aina huomioida paitsi ratkaisun edullisuus, myös sen soveltuvuus juuri omaan liiketoimintaan.
Lue lisää