Ilmainen kassajärjestelmä voi käydä kalliiksi

Tuoreen yrittäjän haave – ilmainen kassajärjestelmä – ei sellaisenaan voi toteutua. Kassajärjestelmästä syntyy aina kuluja, mutta se voi tuoda myös selkeitä säästöjä, kun tiedon käsittely, asiakaspalvelu ja kirjanpito helpottuvat hyvän järjestelmän avulla. Sopivaa kassajärjestelmää valittaessa kannattaa aina huomioida paitsi ratkaisun edullisuus, myös sen soveltuvuus juuri omaan liiketoimintaan.

Kassajärjestelmien vertailun tekevät haastavaksi niiden erilaiset hinnoittelu- ja palvelumallit. Hintahaitari on laaja, ja pakettien sisällöt erilaisia. Paras apusi järjestelmäkaupoilla on asiantunteva ja rehellinen myyjä, jolla on jo kokemusta vastaavasta toimialasta.

Verkostoidu myös muiden yrittäjien kanssa ja kysele heiltä kokemuksia ja vinkkejä: pyri selvittämään, miten kukin kassajärjestelmä palvelee yrityksen arjessa ja millaiseksi kokonaiskustannukset muodostuvat. Tutustu myös asiakastarinoihimme eri toimialoilta.

Ilmainen – ensimmäisten 30 päivän ajan

Moni palveluntarjoaja houkuttelee testaamaan omaa järjestelmäänsä ilmaisella kokeilujaksolla. Tämä kerryttää kyllä kokemusta järjestelmästä, muttei juuri helpota vertailua. Kuka haluaisi vaihtaa järjestelmää moneen kertaan kuukauden välein käydäkseen läpi kaikki markkinoilla olevat vaihtoehdot?

Yksittäiset demo-testaukset valottavat järjestelmän ilmettä ja valikoita, mutta eivät vielä kerro, mihin järjestelmän ominaisuudet taipuvat tositoimissa. Kuten kaikessa, on totta, että kokemuksen myötä kasvaa ymmärrys myös siitä, millaisia haasteita voi tulla vastaan ja millaisia liiketoiminnan kannalta tarpeellisia ominaisuuksia omalta kassajärjestelmältä kaipaa.

Mistä kassajärjestelmän kulut muodostuvat?

Kassajärjestelmä hankitaan yleisimmin kuukausimaksulla. Paketista riippuen kuukausimaksu voi pitää sisällään kassalaitteet, kassaohjelmiston, lisäominaisuuksia ja palveluita.

Kassalaitteisiin kuuluvat tarpeen mukaan kassatyöasema, korttimaksupääte, viivakoodinlukija ja kassalaatikko. Kokonaishintaan vaikuttaa myös kassojen, maksupäätteiden ja toimipisteiden tai verkkokauppojen määrä. Kassaohjelmisto sisältää esimerkiksi kassatoiminnot, laskutuksen sekä myynti- ja ostotilaukset. Lisäominaisuuksina kokonaisuuteen voi liittää maksupääteintegraation, laskupalvelun ja sähköisen tilitoimistoliittymän tai nettiajanvarauksen. Palveluihin kuuluvat mahdollinen asennus- ja käyttöönottopalvelu sekä tuki- ja kehityspalvelusopimus. Sopimuksesta riippuen nämä voidaan joko sisällyttää kuukausimaksuun tai laskuttaa erikseen.

Selvitä aina mahdolliset asennuskulut ja saatavilla oleva tuki ongelmatilanteiden varalta. Esimerkiksi palveluntarjoajan kumppaniverkosto vaikuttaa siihen, miten helppoa apua on saada akuuteissa ongelmissa paikan päälle.

Yhteenvetona kassajärjestelmän hinnoitteluun vaikuttavat muun muassa:

• Kassajärjestelmäpaketin sisältö
• Lisäominaisuudet
• Korttimaksupäätteen hinta
• Korttimaksupäätteiden määrä
• Kassojen määrä
• Toimipisteiden ja/tai verkkokauppojen määrä
• Mahdolliset maksupalkkiot

Huomioi sopimuskauden kesto

Monet ilmaisia kokeiluja tarjoavat ohjelmistot edellyttävät vuoden määräaikaista sopimusta, jonka irtisanominen kesken kauden on mahdotonta. Jos liiketoimintasi kasvaa tuona aikana ennakoitua nopeammin, saatat olla naimisissa kassajärjestelmän kanssa, joka ei enää palvele tarpeitasi tai osoittautuu muuten vääräksi valinnaksi. Tarvittavien lisäominaisuuksien tai -laitteiden myötä kulut voivat karata nopeasti.

Ilmainen kassajärjestelmä – ilman kassatyöasemaa

Edullisimmat kassajärjestelmät toimivat ilman varsinaisia kassalaitteita. Niitä käytetään yleensä tietokoneen tai tabletin kautta verkkoselaimessa eli internet-yhteyden varassa. 

Selainpohjaiset ohjelmistot palvelevat hyvin tilapäistä yritystoimintaa tai hitaampaa kaupankäyntiä. Tällöin käytettävät laitteet on kuitenkin suunniteltu kuluttajakäyttöön, eivätkä ne välttämättä sovellu vilkkaaseen päivittäiseen kassatyöhön vuosiksi eteenpäin.

Huomioi laitevalinnoissasi selainpohjaisten ohjelmistojen responsiivisuus eli mukautuminen erikokoisille näytöille. Mieti lisäksi laitteen sijoittelua ja käytettävyyttä sekä asiakaspalvelutilanteen sujuvuuden että turvallisuuden näkökulmasta.

Kivijalkamyymälä tarvitsee yleensä kassapaketin, joka sisältää vähintään näytön, viivakoodinlukijan ja maksukortinlukijan. Kevyemmät laitepaketit palvelevat liiketoimintaa, jossa tuotteiden tai palveluiden ja asiakkaiden määrä on maltillinen tai käytössä on pelkkä verkkokauppa.

Ammattilaiskäyttöön tarkoitetuissa laitteissa on kuluttajalaitteita kattavammat takuu- ja huoltoehdot, ja niitä tarjotaan myös leasing-sopimuksella. Kassalaitteet saattavat sisältyä myös kassajärjestelmän kuukausimaksun hintaan.

Hyvä kassajärjestelmä palvelee liiketoimintaa ja käyttäjää

Hyvä kassajärjestelmä mukautuu liiketoimintasi vaiheisiin ja palvelee sitä kokonaisuutena. Ajantasainen ja kattava raportointi auttaa johtamaan liiketoimintaa tiedolla, ja helppokäyttöisyys tuo tehoa yrityksen arkeen.