12/05/2025 | 4 min Lukuaika
Viisi virhettä, jotka hyvä palkanlaskentaohjelma voi estää
Palkanlaskenta on prosessi, jossa virheille ei ole tilaa. Pienikin laskuvirhe, unohtunut lisä tai väärin kirjattu poissaolo voi johtaa työntekijän luottamuksen horjumiseen tai jopa työsuhdekiistaan. Myös viranomaisvelvoitteet, kuten tulorekisteri-ilmoitukset, ovat osa arkea, joka vaatii täsmällisyyttä.
Kun käytössä on toimiva palkkahallinnon järjestelmä ja siihen saumattomasti liitetty työajanseurantasovellus, suurin osa virheistä voidaan estää automaation ja älykkään logiikan avulla. Käydään läpi viisi yleistä virhettä, joiden kanssa moni kamppailee ja miten ne voidaan välttää.
Viisi yleisintä palkkahallinnon virhettä
1. Työajanseurannan epätarkkuudet tai puutteet
Monessa yrityksessä työntekijät kirjaavat työtuntinsa jälkikäteen muistellen sähköpostilla, Exceliin tai jopa paperilapulle. Virheet ovat silloin väistämättömiä: unohtuu iltavuoro, väärä aloitusaika lipsahtaa läpi ja esihenkilö hyväksyy raportin kiireessä. Lopputuloksena on väärä palkka ja tarpeeton selvitysruljanssi.
Ratkaisu: Kun käytössä on palkkajärjestelmä, johon työajanseuranta on aidosti integroitu, tilanne muuttuu ratkaisevasti. Työtunnit kirjataan heti työnteon yhteydessä ja ne siirtyvät suoraan palkanlaskentaan ilman manuaalisia välivaiheita. Tämä vähentää virheiden määrää ja nopeuttaa koko prosessia.
Reaaliaikainen työajanseuranta mahdollistaa tuntien hyväksynnän suoraan järjestelmässä, helposti ja ajallaan. Palkanlaskija saa aina automaation avulla käyttöönsä ajantasaiset, tarkistetut tiedot. Työntekijälle tämä tuo varmuutta siitä, että palkka perustuu oikeisiin tunteihin – ja yritykselle tehokkuutta sekä parempaa henkilöstötyytyväisyyttä, kun palkat saadaan kerralla oikein.
2. Väärät palkkalaskelmat
Oletko joskus saanut palautetta työntekijältä, että lisät on jääneet maksamatta tai lomapäivien kertymät näyttävät väärin? Nämä virheet ovat usein seurausta siitä, että palkkoja lasketaan manuaalisesti tai ilman riittävää tukea esimerkiksi työehtosopimusten sääntöihin. Tällaiset ongelmat voivat heikentää henkilöstön luottamusta ja aiheuttaa lisätyötä hallinnolle.
Ratkaisu: Älykäs palkanlaskentaohjelmisto osaa käsitellä lisät, ylityöt, lomapalkat ja poissaolot automaattisesti. Ohjelma tunnistaa esimerkiksi ilta- ja viikonloppulisät, ylityörajat ja vuosilomakertymät työntekijäkohtaisesti ja ratkaisee palkanlaskennan haasteet automaattisilla laskentakaavoilla ja reaaliaikaisella tarkistuksella.
Hyvä palkkahallinnon järjestelmä vähentää huomattavasti virheiden riskiä ja säästää aikaa erityisesti silloin, kun työntekijöitä on useita eri työaikamuodoissa tai työehtosopimusten alaisuudessa. Lisäksi se parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä: kun palkat ovat oikein ensimmäisellä kerralla ja lomapäivien kertymät näkyvät selkeästi, vältytään epäselvyyksiltä ja turhilta yhteydenotoilta. Hallinnon näkökulmasta tämä tuo varmuutta ja sujuvoittaa koko prosessia.
3. Myöhästyneet palkanmaksut tai ilmoitukset
Kuvittele tilanne: palkkapäivä lähestyy, mutta pidetyistä sairauslomista ei ole vielä tietoa, tunnit ovat puutteellisia ja lomapäivien laskenta kesken. Samalla tulorekisteri-ilmoitus pitäisi lähettää oikeaan aikaan. Yksi myöhästynyt ilmoitus voi johtaa sanktioihin. Vielä tärkeämpää on kuitenkin työntekijän luottamus, joka voi horjua, jos palkka tulee myöhässä.
Ratkaisu: Ajantasainen ja automaatiota hyödyntävä palkanlaskentaohjelmisto auttaa pitämään kiinni tärkeistä määräajoista ilman stressiä tai manuaalista muistilistaa. Ohjelmisto voi lähettää ilmoituksia automaattisesti suoraan tulorekisteriin heti, kun palkkatiedot ovat valmiit, ja muistuttaa käyttäjää esimerkiksi puuttuvista tiedoista ennen palkanlaskennan viimeistelyä.
Tällainen järjestelmä vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja tuo turvaa tilanteissa, joissa aikataulut painavat päälle. Myös poikkeustilanteissa, kuten äkillisissä sairauspoissaoloissa, järjestelmä voi nopeuttaa käsittelyä ja varmistaa, että palkat ja ilmoitukset hoituvat silti ajallaan. Kun teknologia huolehtii rutiineista, käyttäjälle jää aikaa tarkistaa kokonaisuutta ja keskittyä olennaiseen.
4. Työläs ja hidas palkanlaskenta
Jos palkanlaskenta vie päiväkausia, syy löytyy usein manuaalisista työvaiheista, kuten tuntitietojen keräämisestä eri lähteistä, lisien laskemisesta käsin tai raporttien kokoamisesta manuaalisesti. Tämä vie aikaa ja altistaa virheille.
Ratkaisu: Moderni palkanlaskentaohjelmisto automatisoi koko prosessin alusta loppuun. Kun työajanseurantaan käytettävä sovellus on integroitu suoraan palkkahallinnon järjestelmään, kaikki tarvittavat tiedot (kuten työtunnit, lisät, poissaolot ja lomat) siirtyvät saumattomasti oikeille riveille. Tietoja ei tarvitse kopioida eri järjestelmien välillä eikä tarkistaa useaan kertaan.
Tällainen ratkaisu ei ainoastaan nopeuta palkanlaskentaa, vaan myös parantaa sen laatua. Vähemmän manuaalista työtä tarkoittaa vähemmän virheitä, ja samalla vapautuu arvokasta aikaa muihin tehtäviin. Tämä voi olla esimerkiksi analysointia tai ennakointia. Kun koko prosessi sujuu yhdestä järjestelmästä käsin, myös raportointi helpottuu. Ajantasaiset luvut ovat aina saatavilla ilman erillisiä Excel-koosteita tai aikaa vieviä tiedonhakuja.
5. Puutteellinen palkkahallinnon dokumentaatio
Palkkahallinto ei ole pelkkää laskentaa. Se on myös kirjanpitoa, raportointia ja vastuullista tiedonhallintaa. Mutta mitä tapahtuu, jos työntekijä pyytää vuoden takaisia lomalaskelmiaan tai viranomainen tarvitsee selvityksiä? Jos tieto on hajallaan eri järjestelmissä tai tallennettu manuaalisesti, alkaa kiireinen selvittelyrumba. Pahimmillaan lopputulosta ei synny lainkaan.
Ratkaisu: Nykyaikainen palkkajärjestelmä, joka toimii yhdessä työajanseurantaohjelman kanssa. Näin kaikki olennainen tieto tallentuu automaattisesti, rakenteellisesti ja turvallisesti. Työtunnit, poissaolot, lomien kertymät ja palkkalaskelmat löytyvät yhdestä järjestelmästä, helposti haettavassa ja selkeästi jäsennellyssä muodossa monipuolisella raportoinnilla.
Palkkalaskelmat voidaan toimittaa työntekijöille verkkopalkkana suoraan heidän verkkopankkiinsa. Tämä lisää tietoturvaa ja poistaa tarpeen erillisille sähköposteille tai paperitulosteille. Verkkopalkka helpottaa myös arkistointia työntekijän näkökulmasta, sillä palkkalaskelmat pysyvät tallessa siellä, missä niitä muutenkin tarvitaan. Kun dokumentaatio on ajan tasalla ja arkistointi toimii automaattisesti, ei tarvitse pelätä selvityspyyntöjä tai tietojen kaivamista kiireessä. Tällöin saat mielenrauhaa ja varmuutta prosessien sujuvuuteen.
Palkkaohjelmisto, joka toimii kuin selkäranka
Kun palkanlaskenta toimii virheettömästi, työaika kirjautuu reaaliaikaisesti ja ilmoitukset lähtevät ajallaan, henkilöstö voi keskittyä työhönsä. Yrityksen johdolla on taas varmuus siitä, että lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ja prosessit toimivat tehokkaasti.
Confirman palkkahallinnon ratkaisussa ei tarvita kymmeniä erillisiä moduuleja tai rajapintojen virittämistä. Kaikki toimii samassa järjestelmässä, valmiiksi integroituna, jolloin säästetään aikaa, rahaa ja hermoja.
Jos nykyinen järjestelmä ei tarjoa tätä varmuutta, voi olla aika päivittää se. Laadukas palkkajärjestelmä ei ainoastaan hoida laskentaa – se tukee koko henkilöstöhallinnon jatkuvuutta, helpottaa tarkastuksia ja antaa tarvittavat raportit yhdellä napin painalluksella. NetBaronissa nämä ominaisuudet ovat vakiona, ei lisäominaisuutena.
Confirma NetBaron palkanlaskentajärjestelmä
- Täysin integroitu työajanseuranta ja palkanlaskenta. Työajat siirtyvät yhdellä kirjauksella palkkalaskelmiin ilman manuaalisia välikäsiä. Tämä poistaa virheiden riskin ja nopeuttaa koko prosessia.
- Käyttäjäystävällinen mobiilisovellus työajanseurantaan. Työntekijät voivat leimata työt helposti missä tahansa. Käyttö ei vaadi erityistä IT-osaamista.
- Automaattinen tuki lisille ja lomapalkoille. Järjestelmä tunnistaa lisät, lomat ja poissaolot automaattisesti, jolloin palkat ovat aina oikein.
- Reaaliaikainen seuranta ja raportointi sekä johdolle että palkanlaskentaan.
- Valmiit tulorekisteri-ilmoitukset ilman erillistä vientiä: ilmoitukset lähtevät automaattisesti oikeassa muodossa, ajallaan ja ilman lisätyötä.
- Sähköinen verkkopalkkalaskelmien jakelu: palkkalaskelmat toimitetaan suoraan työntekijöiden verkkopankkiin, mikä parantaa tietoturvaa ja helpottaa niiden säilyttämistä ja tarkastelua pitkällä aikavälillä.
- Palkkahallinnon ratkaisu on osa Confirman taloushallinnon kokonaisratkaisua ja yhdistettävissä helposti myös toiminnanohjaukseen, jolloin kaikki tiedot kulkevat saumattomasti läpi organisaation – yhdestä järjestelmästä käsin.
Tehoa palkanlaskentaan
Moderni palkkahallintojärjestelmä Confirma NetBaron on suunniteltu helpottamaan niin palkanlaskijan, johdon kuin työntekijöidenkin arkea. Älykäs automaatio, saumaton työajanseurannan integrointi ja sähköinen palkkalaskelmien jakelu tekevät järjestelmästä erottuvan vaihtoehdon. Kun kaikki toimii yhdellä kirjauksella ja ajantasaisesti, voit luottaa siihen, että palkat ovat oikein – ajallaan ja vaivattomasti.
Ota yhteyttä myyntiin
11.04.2025 | 4 min Lukuaika
Säästä aikaa ja rahaa sähköisellä taloushallinnolla
Sähköinen taloushallinto vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa kirjanpitoa ja vähentää virheiden riskiä. Confirma NetBaronin taloushallinto-ohjelmisto automatisoi suuren osan arjen talousrutiineista.
09.04.2025 | 2 min Lukuaika
Confirma NetBaron menestyi jälleen palkkaohjelmistojen vertailussa
Tilisanomien tuoreessa palkkaohjelmistotutkimuksessa arvioitiin 22 palkkaohjelmistoa. Confirman NetBaron ohjelmisto sijoittui tutkimuksessa kolmen parhaan joukkoon.
23.05.2024 | 4 min Lukuaika
Mikä on tärkeää ERP-järjestelmän valinnassa?
ERP-järjestelmät ovat välttämättömiä nykyaikaisessa liiketoiminnassa, sillä ne integroivat yritysten kriittisiä toimintoja luoden yhtenäisen ja tehokkaan toimintaympäristön. Tässä artikkelissa sukellamme syvälle ERP-järjestelmien maailmaan ja opastamme sinua löytämään juuri sinun yrityksesi tarpeisiin sopivan toiminnanohjausratkaisun.