Välfärdsområdet Pohde
Kund
Plats
Lösning
Bransch
Det interna ordersystemet underlättar hanteringen av stora projekt
Pohde är verksamt i 30 kommuner, och eftersom välfärdsområdet fortfarande befann sig i ett inledande skede fanns det stora skillnader mellan de olika enheternas interna beställningsrutiner och de olika systemen.
Målet är att under de kommande åren harmonisera rutinerna och bli av med tidskrävande manuella steg, särskilt inom enheter med stora volymer.
”I Pohte är verksamheten så omfattande att det redan från början stod klart att de interna beställningarna måste hanteras via ett ordentligt system”, berättar Seija Oikarinen, expert på måltids- och städstjänster.
Med utgångspunkt i detta utvecklades det interna beställningssystemet Ceepos med syfte att hantera interna beställningar av måltids- och städ tjänster för enheterna inom välfärdsområdet i Uleåborg.
Via ett webbaserat system beställer till exempel måltidsansvariga vid boenden för äldre och gruppboenden inom funktionshinderomsorgen de dagliga måltiderna och städningstjänsterna som behövs för sina respektive enheter.
Ett användarvänligt system för måltidsansvarigas dagliga arbete
I vår interna webbutik finns produkter för olika typer av måltider, och till exempel specialdieter har beaktats genom egna produktkategorier.
”De som ansvarar för måltiderna lägger för närvarande in cirka 20 000–25 000 måltidsbeställningar per månad via systemet. Till den siffran läggs sedan till exempel fakturering av hemlevererade måltider och andra beställningar som våra experter gör”, förklarar Oikarinen.
Förutom olika typer av bostäder beställs städningstjänster till exempel till vårdcentraler och kontorslokaler inom social- och hälsovården.
”Ceepos är ett lättanvänt system och de som ansvarar för måltiderna på de olika enheterna har lärt sig att använda det väldigt snabbt. Vi höll några utbildningar under införingsfasen och sedan dess har det knappt kommit några frågor alls om hur systemet fungerar”, berömmer Oikarinen.
Han är glad över att måltidsansvariga nu kan beställa de måltider de behöver direkt från webbutiken utan att behöva skicka e-post hela tiden. De beställningsgränser som har ställts in i systemet underlättar också planeringen och förutsägbarheten i verksamheten.
”Det underlättar hanteringen av stora helheter och minskar risken för felbeställningar, som lätt uppstår när beställningarna baseras på Excel-filer och etiketter”, påpekar Oikarinen.
I rapporten har man även identifierat möjligheter att utvidga användningen av det interna ordersystemet.
”När det gäller städ- och renhållningstjänster diskuterar vi just nu en utvidgning av lösningen till även andra delar av välfärdsområdet”, säger Oikarinen.
Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?
Du har kommit till rätt ställe! Berätta för oss vad du behöver så hjälper vi dig att hitta en helhetslösning som stöder din verksamhet.
