Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohde
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohteen aloittaessa toimintansa vuoden 2023 alussa, haluttiin Oulussa ateria- ja puhtauspalveluiden sisäisiin tilausprosesseihin ottaa käyttöön nykyaikainen ja jo toimivaksi todettu järjestelmä. Pohde haki esimerkkiä Oulun kaupungilta, jossa Ceepos-verkkokauppaan pohjautuva sisäinen tilausjärjestelmä oli ollut käytössä jo muutamia vuosia ja todettu hyvin toimivaksi laajan organisaation tarpeisiin.
Sisäinen tilausjärjestelmä helpottaa isojen kokonaisuuksien hallintaa
Pohde toimii 30 kunnan alueella ja eri yksiköissä sisäisten tilauskäytäntöjen ja eri järjestelmien kirjo oli laaja hyvinvointialueen ollessa alkutaipaleella.
Tavoitteena on tulevina vuosina yhtenäistää käytäntöjä ja päästä eroon hitaista manuaalisista vaiheista erityisesti suuren volyymin yksiköissä.
”Pohteessa kokonaisuus on sen verran iso, että heti alussa oli selvää, että sisäiset tilaukset täytyy hoitaa kunnollisen järjestelmän kautta, ” ateria- ja puhtauspalvelu-asiantuntija Seija Oikarinen kertoo.
Pohteella Ceepos- sisäinen tilausjärjestelmä rakennettiin hyvinvointialueen Oulussa sijaitsevien yksiköiden ateria- ja puhtauspalveluiden sisäisiä tilauksia silmällä pitäen.
Verkkokauppapohjaisen järjestelmän kautta esimerkiksi ikäihmisten asumisyksiköiden ja vammaispalveluiden ryhmäkotien ateriavastaavat tilaavat omiin yksiköihinsä tarvittavat päivittäiset ateriat sekä puhtauspalvelut.
| Asiakas | Hyvinvointialue Pohde |
| Toimitetut ratkaisut | Ceepos -sisäinen tilausjärjestelmä |
”Sisäinen tilausjärjestelmä vähentää mahdollisuutta virhetilauksiin, joita tulee helposti silloin, kun tilaukset nojaavat exceleihin ja tarralappuihin.”
Helppokäyttöinen järjestelmä ateriavastaavien päivittäiseen käyttöön
Sisäisestä verkkokaupasta löytyy tuotteet erilaisille ateriatyypeille ja esimerkiksi erityisruokavaliot on huomioitu omina tuotteinaan.
”Ateriavastaavat tekevät tällä hetkellä järjestelmän kautta noin 20 000 – 25 000 ateriatilausta kuukaudessa. Siihen lukuun lisätään sitten vielä esimerkiksi kotiaterialaskutus ja muut meidän asiantuntijoiden tekemät tilaukset, ” Oikarinen avaa.
Erilaisten asumisyksiköiden lisäksi puhtauspalveluita tilataan esimerkiksi terveyskeskuksiin ja sosiaali- ja terveyspalveluiden toimistotiloihin.
”Ceepos on helppokäyttöinen järjestelmä ja eri yksiköiden ateriavastaavat ovat oppineet käyttämään sitä todella nopeasti. Pidimme käyttöönottovaiheessa muutaman koulutuksen ja todella vähän järjestelmän käytöstä on tullut kysymyksiä enää sen jälkeen,” Oikarinen kehuu.
Hän iloitsee, että ateriavastaavat voivat nyt tilata tarvitsemansa ateriat suoraan verkkokaupasta ilman tarvetta jatkuvaan sähköpostien lähettelyyn. Järjestelmään asetetut tilausrajat auttavat myös toiminnan suunnittelussa ja ennakoimisessa.
”Se helpottaa isojen kokonaisuuksien hallintaa ja vähentää mahdollisuutta virhetilauksiin, joita tulee helposti silloin, kun tilaukset nojaavat exceleihin ja tarralappuihin”, Oikarinen huomauttaa.
Pohteessa on tunnistettu myös mahdollisuuksia laajentaa sisäisen tilausjärjestelmän käyttöä.
”Puhtauspalveluiden osalta keskustelemme parhaillaan ratkaisun laajentamisesta myös muualle hyvinvointialueelle,” Oikarinen sanoo.
