Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Denna integritetspolicy omfattar Confirma Finlands användning av personuppgifter för marknadsförings-, försäljnings- och supportändamål, där dess respektive bolag (som anges nedan) agerar på dess vägnar som gemensamma personuppgiftsansvariga. Frågor som rör dataskydd ska riktas till DL Software Oy i egenskap av koncernens representant (se kontaktuppgifter under punkt 2.) 

Confirma Finland ingår i Confirma Software Group, med huvudkontor i Solna, Sverige, under Confirmasoft AB (organisationsnummer 559203-6486). Följande företag ingår i Confirma Finland:

• Oy DL Software Ab (organisationsnummer 1013484-6)
• Ab DL Software International Oy (organisationsnummer 0660505-1)
• SKJ Systems Ltd Oy (organisationsnummer 0869218-7)
• Nethit Systems Ltd Oy (organisationsnummer 1742225-0)
• Cash-In Consulting Oy Ab (organisationsnummer 0646115-8)
• Tietoaika (organisationsnummer 0646080-9)
• NetBaron Solutions Oy (organisationsnummer 1793463-5)
• Computer Program Unit Oy (organisationsnummer 0635481-1)

Denna integritetspolicy omfattar inte fall där Confirma Finland behandlar uppgifter på uppdrag av en kund som agerar som personuppgiftsansvarig och där Confirma Finland därmed agerar som personuppgiftsbiträde. 

2. Dataskyddsombud

Sebastian Sandvik är dataskyddsombud hos Confirma Software.

Alla förfrågningar som rör den registrerades rättigheter ska skickas med rekommenderat brev till följande adress: 

Confirma Finland / Dataskydds
C/o DL Software Oy
Uumajankatu 2
65350 Vasa, Finland

Om du har allmänna frågor om behandlingen av personuppgifter kan du även skicka ett e-postmeddelande till info@confirma.fi. 

3. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av marknadsföringsuppgifter är att förse Confirmas kunder och andra registrerade med aktuell information om Confirmas produkter och tjänster, samt andra nyheter som kan vara av intresse för den registrerade. 

Syftet med behandlingen av marknadsföringsuppgifter, utöver nyhetsbrev och direkt marknadsföring och försäljning mellan företag, kan även vara att erbjuda befintliga och potentiella kunder nya tjänster eller produkter samt att informera dem om vad Confirma har att erbjuda.

4. Kategorier av personuppgifter

För marknadsförings- och nyhetsbrevsändamål kan följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn 
• E-postadress 
• Telefonnummer 
• Organisationens namn 
• Organisations-ID 

För kundrelationer, inklusive support, samt för att tillhandahålla de tjänster som den registrerade eller den organisation som den registrerade företräder har köpt, kan följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Titel
• Personnummer
• Födelsedatum
• Adress
• Tidigare adresser
• E-postadress
• Telefonnummer
• Kundnummer
• Bankkontonummer
• Adress för elektronisk fakturering
• Kundgrupp
• Ekonomisk förvaltning och andra programidentifierare
• Användarnamn för program och kundtjänstportalen
• Organisationens namn
• Organisationsnummer och momsregistreringsnummer
• Organisationsbranschen

Confirma lagrar inte alltid ovannämnda uppgifter, utan endast de uppgifter som är eller kan vara nödvändiga för att hantera kundrelationer används. Uppgifterna behandlas elektroniskt i Confirmas olika kundhanteringsprogram, beroende på vilka tjänster som tillhandahålls kunden.

Confirma kan i undantagsfall behandla känsliga uppgifter i den utsträckning som detta kan vara nödvändigt för skuldsanering, konkurser eller andra förfaranden där kundens sociala rättigheter måste skyddas, eller om Confirma anser att uppgifterna är nödvändiga för att försvara sina egna eller en tredje parts rättigheter i ett rättsligt förfarande. Känsliga uppgifter behandlas inte inom ramen för den ordinarie behandlingen.

5. Rättslig grund för behandlingen

Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna i kundregistret är i första hand fullgörandet av avtal mellan Confirma och dess kunder. Behandlingen av kontaktpersonens uppgifter grundar sig på de berättigade intressen som Confirma har av att upprätthålla samarbetet med kunden, samt för att kunna redovisa vilka instruktioner kunden har gett och hur åtagandena har fullgjorts. Det berättigade intresset vägs mot de risker som är förknippade med behandlingen. Intresset anses vara särskilt starkt eftersom behandlingen av kontaktpersonens uppgifter är en nödvändig förutsättning för att kundrelationen ska fungera och för att kunna tillhandahålla programvara som är avgörande för kundens affärsverksamhet.

Vissa tvingande lagbestämmelser, däribland redovisningskrav, kräver behandling av personuppgifter, även när dessa har blivit en del av Confirmas redovisningsunderlag. Grunden för behandlingen i detta fall är att uppfylla Confirmas lagstadgade skyldigheter.

Confirma skickar regelbundet e-postmeddelanden om företagets produkter och tjänster, utvecklingen inom branschen eller företaget samt evenemang och tillställningar som anordnas av Confirma. Behandlingen av mottagarens uppgifter grundar sig på det samtycke som den registrerade gav vid registreringen till e-postlistan.

Den registrerade har en obegränsad rätt att återkalla sitt samtycke till behandlingen, varefter all behandling som uteslutande grundar sig på samtycke kommer att upphöra. Återkallandet av samtycket påverkar i allmänhet inte behandlingen om denna inte grundar sig på samtycke.

6. Lagringstid för uppgifter

Confirma lagrar personuppgifter tills avtalet mellan parterna upphör, eller tills det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen, eller tills personuppgifterna inte längre behövs för behandlingsändamålet, beroende på vilket som inträffar först. Uppgifterna raderas automatiskt med jämna mellanrum. Vid avtalets upphörande kan Confirma dock behålla de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla lagstadgade krav, till exempel kraven i bokföringslagen.

Dessutom kan Confirma behålla personuppgifter om dessa uppgifter behövs för att dokumentera kommunikation eller för att försvara sig själv eller tredje part mot framställda anspråk. Om kontaktpersonen begär att uppgifterna ska raderas kommer Confirma att radera alla uppgifter om kontaktpersonen som inte är nödvändiga för att uppfylla lagstadgade krav, avtalsenliga skyldigheter eller berättigade intressen.

7. Datakällor

De personuppgifter som behandlas i registret härrör från de registrerade själva, befolkningsinformationssystemet, handels- och företagsregister, postregister, domstolar och verkställighetsmyndigheter. Confirma kan även inhämta uppgifter från privata register för marknadsföringsändamål.

I de fall där det visar sig vara mycket svårt att nå den registrerade med hjälp av ovannämnda datakällor kan Confirma använda andra tillförlitliga källor, såsom privata adress- eller telefonkataloger eller utländska myndigheter.

8. Överföring av personuppgifter

Uppgifter i kundregistret kan överföras till behöriga parter, domstolar, myndigheter, kreditupplysningsföretag och andra samarbetspartner som kunden anlitar, i enlighet med kundens anvisningar.

Confirma överför inte regelbundet uppgifter till mottagare utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om Confirma undantagsvis överför uppgifter till sådana mottagare, till exempel när den registrerade har flyttat utanför EES, kommer man dock att säkerställa att mottagaren uppfyller kraven i tillämplig lagstiftning.

9. Den registrerades rätt till tillgång, rättelse, begränsning och invändning

Den registrerade har rätt att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om honom eller henne. Den registrerade har även rätt att få felaktiga uppgifter rättade samt rätt att invända mot behandlingen i den mån behandlingen grundar sig på allmänintresset eller Confirmas eller en tredje parts berättigade intresse. Alla begäranden om utlämnande av uppgifter och andra begäranden som rör rättigheter måste framställas skriftligen och på ett sätt som gör det möjligt för Confirma att verifiera den begärandes identitet.

10. Automatiserat beslutsfattande

Confirma använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering vid behandlingen av personuppgifter, i den mening som avses i artikel 22 i den allmänna dataskyddsförordningen och annan relevant lagstiftning. Confirma kan till exempel använda automatiserad radering av personuppgifter enligt i förväg fastställda specifikationer, men använder inte sådant automatiserat beslutsfattande eller sådan profilering som medför rättsliga följder för den registrerade eller som på liknande sätt väsentligt påverkar den registrerade.

11. Tillsynsmyndighet

Den finska dataskyddsmyndigheten övervakar behandlingen av personuppgifter i Finland. Detta gäller även i de fall då de företag som ingår i Confirma Finland bedriver verksamhet utanför Finland. De registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

12. Cookies