Denna artikel publicerades ursprungligen på webbplatsen Automediat.com
Digitaliseringen har under 2000-talet svept över samhället med full kraft, och även inom verkstadsbranschen håller mappar och räknemaskiner redan på att bli ett minne blott. Digitala affärssystem har dock fortfarande mycket att erbjuda i den finska verkstadsbranschens vardag och för att effektivisera verksamheten, lovar Ville Haka, försäljningschef på mjukvaruföretaget Confirma. Det är inte bara systemet som är viktigt, utan också hur väl man kan utnyttja det i det praktiska arbetet.
Enligt Ville Haka är den finska verkstadsbranschen fortfarande en ganska traditionell bransch – förändringarna sker ofta långsammare än vad den offentliga debatten ger intryck av. Även om man redan talar mycket om digitalisering har det inte skett någon lika stor omvälvning i de praktiska arbetsprocesserna som inom många andra branscher.
– Det har inte skett några större förändringar i arbetssätten. På verkstäderna görs fortfarande mycket på samma sätt som tidigare. Pappersbaserade arbetsorder har nästan försvunnit, men det finns fortfarande några kvar.
De största verkstäderna har redan något slags system i bruk, men det finns stora skillnader i hur de utnyttjas. Mindre verkstäder saknar ofta ett system helt och hållet, och det är just här som Confirma kan hjälpa till. En av de viktigaste fördelarna med systemet är framför allt att det samlar in underhållshistoriken, vilket underlättar både verksamheten och kundservicen.
Enligt Haka måste man inom verkstadsbranschen söka efter data i flera olika system, vilket innebär att arbetets effektivitet påverkas av hur väl reservdelskataloger, arbetsanvisningar, kundregister, tidsbokningstjänster och fakturering kommunicerar med varandra.
Digitalisering i Norden – med mervärdeskapande som huvudmål
Mjukvaruföretaget Confirma är för närvarande verksamt i alla nordiska länder: Finland, Sverige, Norge och Danmark. Samma system för verkstadsbranschen, Confirma Quick3, används på alla marknader, men de lokala organisationerna ansvarar för verksamheten i respektive land. I Finland sköts verksamheten från den finska organisationen.
Confirma Quick3-programvarans hade ursprungligen inte sitt ursprung i verkstadsbranschen. Företaget har länge varit verksamt inom grossisthandel och fritidsfordon. Bland kunderna finns till exempel snöskoter-, terrängfordons- och motorcykelhandlare, där försäljning och serviceverksamhet kombineras.
Confirma började dock stöta på begränsningar i utvecklingsmöjligheterna för det tidigare Windows-baserade systemet. I samband med utvecklingen av det nya Quick3-systemet upptäcktes att man samtidigt kunde skapa mervärde även för eftermarknaden inom bilbranschen, särskilt för verkstäder och reservdelsbutiker.
På marknaden såg man också en möjlighet till ny konkurrens. Många aktörer hade endast ett alternativ att välja mellan, och bristen på konkurrens bidrog inte nödvändigtvis till utvecklingen.
”I Finland är verkstadsbranschen praktiskt inriktad och försiktig. Nya lösningar införs först när de ger tydliga fördelar för verksamheten. Tekniken är inte ett mål i sig, utan ska underlätta vardagen”, säger Haka.
Ett effektivt arbetsflöde förbättrar lönsamheten – kunderna uppskattar användarvänligheten
Enligt Haka är de viktigaste uppgifterna för ett verksamhetsstyrningssystem att effektivisera arbetsflödet och automatisera administrationen.
Traditionellt sett har systemen bestämt hur verksamheten på verkstaden ska bedrivas. En liten verkstad fungerar dock annorlunda än en stor multivärkstad, och alla kan inte tvingas att följa samma modell. Confirmans verkstadsprogramvara anpassar sig efter företag av olika storlek, och arbetsmodellerna kan utformas precis efter just ditt företags behov.
Enligt Haka syns en av de största fördelarna med Confirmers verkstadsprogramvara i arbetsledarnas vardag. En arbetsledare hanterar ofta flera arbetsorder, kundkontakter, reservdelar och fakturering samtidigt. Därför är det viktigt att systemet gör det möjligt att hantera flera arbetsorder samtidigt.
– Arbetsledarens arbete avbryts hela tiden. Telefonen ringer, en kund kommer fram till disken, en montör ber om råd, Haka filmar.
I Confirmans Quick3-system kan ett obegränsat antal arbetsorder, kunduppgifter, inköpsorder eller andra funktioner vara öppna samtidigt, och man kan växla mellan dem på samma sätt som man växlar mellan flikar i en webbläsare. Många kunder blir förvånade över hur mycket denna funktion underlättar arbetet.
En sak som Confirms kunder nästan utan undantag lyfter fram är systemets användarvänlighet. Confirms mål har varit att bygga ett system som anpassar sig efter verkstadens arbetssätt, istället för att verkstaden ska behöva anpassa sig efter systemets krav.
Smidiga uppdateringar med ett webbläsarbaserat system
Programvaran Confirma Quick3 fungerar i en molnbaserad miljö och kan användas via webbläsare och mobilapp var som helst utan lokala installationer. Även informationssäkerheten har beaktats i systemet på flera nivåer.
Programvaran fungerar enligt SaaS-principen (Software as a Service), vilket innebär att tjänsten betalas via en månadsavgift. Fördelen med denna modell är att alla uppdateringar automatiskt ingår i tjänsten. Nya funktioner, förbättringar och utvecklingsarbete blir tillgängliga för kunderna utan separata licens- eller uppdateringsavgifter.
– När en ny version släpps uppdaterar kunden i praktiken bara webbläsarens gränssnitt. De nya funktionerna är tillgängliga på några sekunder. Att lösningen är webbläsarbaserad möjliggör också kontinuerlig utveckling utan omfattande driftavbrott eller separata uppdateringsprojekt, betonar Haka.
Kunden loggar in i systemet, godkänner uppdateringen och de nya funktionerna blir omedelbart tillgängliga.
Confirma anordnar regelbundet webbseminarier och utbildningar om hur man tar nya funktioner i bruk. Uppdateringar publiceras ungefär en gång i månaden, och i samband med dessa informeras kunderna om de nya funktionerna. I praktiken hinner dock inte alla kunder sätta sig in i uppdateringsmeddelandena, vilket gör att utbildning och kommunikation spelar en viktig roll.
En liten verkstad, en stor fördel
Digitaliseringen märks särskilt tydligt i reservdelsleverantörernas tjänster. Reservdelskatalogerna innehåller numera betydligt mer information än bara enbart en förteckning över reservdelar. Där finns till exempel arbetsinstruktioner, underhållsinformation och fordonsspecifika underhållsprogram.
Därför kan digitala verktyg vara till avgörande hjälp när en liten oberoende verkstad konkurrerar med stora kedjor. Enligt Haka uppstår konkurrensfördelen framför allt genom tillgång till information och integrationer.
– Vi producerar inte själva reservdelsdata eller underhållsinformation. Vår uppgift är att integrera branschens olika tjänster i en gemensam helhet och möjliggöra ett smidigt informationsflöde mellan systemen.
Inom den finska verkstadsbranschen framhävs vikten av att integrera system på grund av den åldrande bilparken.
– Det finns många multimärkesverkstäder, eftersom äldre bilar inte behöver servas hos märkesverkstäder. Multimärkesverkstäderna har också ett stort urval av reservdelsleverantörer, eftersom man i äldre bilar inte behöver använda märkets egna originaldelar. För oss innebär det i sin tur att vi måste möjliggöra smidiga kopplingar och beställningskanaler till alla våra kunders leverantörer och övriga system.
En mångsidig integration öppnar upp för nya verksamhetsmöjligheter
Haka beskriver ett modernt verksamhetsstyrningssystem som en slags nätverkscentral, kring vilken hela verkstadens digitala verksamhetsmiljö byggs upp. Reservdelsleverantörernas kataloger, arbetsinstruktioner, telefonsystem, tidsbokningar samt kund- och fordonsregister kan integreras i en och samma helhet. För varje kund kan man skapa en helhetslösning som är anpassad just till den kundens verksamhet.
– Vi går igenom med den nya kunden vilka tjänster och leverantörer verkstaden använder. Därefter kopplas de nödvändiga integrationerna in så att de befintliga systemen fungerar sömlöst tillsammans. Ju bättre systemet kommunicerar med andra tjänster inom branschen, desto effektivare kan verkstaden arbeta, förklarar Haka.
Confirma har även genomfört integrationer med biltillverkarnas system. I Mazdas servicenätverk överförs till exempel serviceuppgifter automatiskt mellan verkstadens och tillverkarens system.
– När en auktoriserad Mazda-verkstad utför service på bilen kan uppgifterna överföras direkt till tillverkarens system utan att någon separat registrering behövs.
Effektivare användning av affärsdata
Digitala system underlättar inte bara arbetet utan lagrar även data om verkstadens dagliga verksamhet. Haka bedömer att analysen av den data som samlas in från verkstadens olika delar fortfarande används relativt lite i utvecklingen av verksamheten. Vanligtvis skickas nödvändiga rapporter till bokföringen, och utifrån dessa kan man se hur det har gått.
Det skulle dock finnas ännu fler möjligheter.
– Till exempel kan man koppla ett Business Intelligence-verktyg till Quick3 , vilket gör det möjligt att i realtid se bland annat lageromsättningen och på grundval av detta optimera det egna lagret. Eller granska den arbetstid som läggs på underhåll och därigenom identifiera personalens styrkor samt anordna utbildning inom de områden där det behövs.
När det gäller försäljningen är det möjligt att få en heltäckande överblick inte bara över helheten utan även över enskilda reservdelar och till exempel deras vinstmarginaler. Detta gör det möjligt att genomföra lönsamhetshöjande förändringar i prissättningen. När det gäller inköpen kan man å sin sida se, till exempel per leverantör, produktgrupp och produkt, var det har varit mest lönsamt att göra inköp.
Verkstadens storlek har stor inverkan på hur väl data från olika delar av verksamheten utnyttjas. Så behöver det inte nödvändigtvis vara – enligt Haka skulle även mindre verkstäder idag ha goda möjligheter att dra nytta av den data som genereras i deras egen verksamhet.
