Att planera underhåll, beställa reservdelar och sköta fakturering är en väsentlig del av vardagen på en bilverkstad. Om dessa dagliga uppgifter dock tar mer tid än de borde, kan orsaken ligga i verkstadsprogramvaran. Här är fem tecken på att ditt nuvarande system kanske inte längre uppfyller dina behov – och varför det lönar sig att välja en mjukvarulösning som är utformad för bilverkstäder.
En vanlig periodisk service kan förvandlas till ett större reparationsarbete om mekanikern upptäcker ett nytt fel på bilen. I sådana fall måste kostnadsberäkningen uppdateras, kunden måste godkänna tilläggsarbetena, tillgången på reservdelar måste kontrolleras och tidsplanen måste ändras.
När arbetsbelastningen ökar kan det ta allt mer tid att uppdatera tidsbokningar, kontrollera tillgången på reservdelar och hålla arbetsorder uppdaterade. Därför måste även verkstadsprogramvaran kunna hantera den ökande arbetsbelastningen.
Här är fem tecken som det är värt att lägga märke till
1. Att planera underhållsarbeten är ett ständigt pussel
Reparationen av en bil tar längre tid än väntat, en annan behöver repareras omedelbart och alla verkstäder är upptagna. Vilka underhållsarbeten kan skjutas upp och vilka av mekanikerna skulle ha tid att ta emot nya uppdrag?
Om det är svårt att kontrollera ledig kapacitet eller ändra underhållsbokningar i det nuvarande systemet kan även små ändringar i schemat orsaka mycket extra arbete. I resurskalendern bör man kunna se mekanikernas tillgänglighet, underhållsplatser och schemalagda arbeten i samma vy. På så sätt ser du snabbt vilka arbeten som kan flyttas och var det finns ledig kapacitet.
2. Hanteringen och inköpet av reservdelar är betungande
När felet har identifierats måste man hitta rätt reservdel, kontrollera dess pris och tillgänglighet samt lägga till den i arbetsordern. Om detta innebär att man måste kopiera artikelnummer och mata in samma uppgifter på nytt blir beställningen av reservdelar onödigt komplicerad.
Med hjälp av verkstadsprogramvaran, som är integrerad i leverantörernas produktkataloger, kan du direkt från arbetsordern gå till produktkatalogen för att välja lämpliga reservdelar och föra tillbaka de valda produkterna till arbetsordern. På så sätt minskar det manuella arbetet och risken för fel.
Letar du efter en ny verkstadsprogramvara?
En programvara som tidigare passade bra för en liten bilverkstad kanske inte längre uppfyller behoven när antalet mekaniker, kunder och reparationsuppdrag ökar. Confirma Quick3 är en webbläsarbaserad verkstadsprogramvara som växer i takt med ditt företag.
3. Det tar för lång tid att fakturera färdigställda reparationsarbeten
Reparationsarbetet är klart, men innan fakturan kan utfärdas måste mekanikerns arbetstimmar, de använda reservdelarna och eventuella tilläggsarbeten kontrolleras. Om mekanikerna inte enkelt kan registrera dessa uppgifter under arbetets gång tar det längre tid att upprätta fakturan, och en del av de arbeten som ska faktureras riskerar att förbises.
När arbetstimmar och använda reservdelar registreras direkt i arbetsordern hålls uppgifterna uppdaterade under hela reparationen. Vid behov kan dokumentationen av arbetet kompletteras med fotografier. När arbetsordern har godkänts kan den användas som underlag för fakturering även i situationer där kostnaderna delas mellan kunden och försäkringsbolaget.
4. Det tar onödigt mycket tid att kontrollera fordonets underhållsstatus
En kund ringer och frågar om hans bil kommer att bli klar under eftermiddagen. Du ser servicebokningen i systemet, men det tar onödigt mycket tid att reda ut vilka arbeten som redan är utförda och vilka som fortfarande pågår. Samma situation kan uppstå när en tidigare kund frågar om en tidigare reparation och du måste kontrollera vad som har gjorts på bilen.
Medarbetarna bör enkelt kunna kontrollera fordonets aktuella arbetsorder, tidigare reparationer och använda reservdelar utan att behöva söka efter informationen i enskilda register.
5. Det är svårt att följa upp marginalerna för arbetstimmar och reservdelar
Hur många arbetstimmar registrerades förra månaden? Tar vissa reparationsarbeten längre tid än beräknat? Vilka vinstmarginaler uppnås från försäljningen av reservdelar? All denna information kanske finns i ditt nuvarande system, men hur lätt är det för dig att få tillgång till den och dra nytta av den?
Om rapporteringen kräver kontinuerlig dataexport från systemet, manuell beräkning eller genomgång av enskilda arbetsorder kan viktiga utvecklingstrender förbli oupptäckta. Rapporteringen bör hjälpa till att upptäcka var arbetstimmarna ökar eller marginalerna på reservdelar minskar, utan att man själv behöver räkna ut siffrorna.
Håller din nuvarande verkstadsprogramvara jämna steg med de dagliga behoven?
Om det ständigt tar mer tid och kräver mer arbete än vad som borde vara nödvändigt att ändra underhållsscheman, beställa reservdelar eller upprätta fakturor, bör du fundera på om din nuvarande verkstadsprogramvara fortfarande uppfyller dina behov.
Confirma Quick3 är ett webbaserat verksamhetsstyrningssystem som innehåller funktioner utformade för bilverkstäder. Det integrerar tidsbokningar, arbetsorder, reservdelar och fakturering, vilket innebär att samma information kan användas under hela reparationsarbetet utan att den behöver matas in flera gånger. Systemet kan även utökas med nya funktioner när verkstadens behov förändras.
