Huoltojen aikatauluttaminen, varaosien tilaaminen ja laskutus ovat olennainen osa autokorjaamon arkea. Jos nämä päivittäiset tehtävät vievät kuitenkin enemmän aikaa kuin pitäisi, syy saattaa löytyä korjaamo-ohjelmistosta. Tässä viisi merkkiä siitä, ettei nykyinen järjestelmäsi välttämättä enää vastaa tarpeitasi – ja miksi kannattaa valita autokorjaamoille suunniteltu ohjelmistoratkaisu.
Tavallinen määräaikaishuolto voi muuttua suuremmaksi korjaustyöksi, jos mekaanikko havaitsee autossa uuden vian. Tällöin kustannusarvio on päivitettävä, asiakkaalta on saatava hyväksyntä lisätöille, varaosien saatavuus on tarkistettava ja aikataulua on muutettava.
Työmäärän kasvaessa ajanvarausten päivittämiseen, varaosien saatavuuden tarkistamiseen ja työmääräysten pitämiseen ajan tasalla voi kulua yhä enemmän aikaa. Siksi myös korjaamo-ohjelmiston on pystyttävä vastaamaan kasvavaan työmäärään.
Tässä viisi merkkiä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota
1. Huoltojen aikatauluttaminen on jatkuvaa palapeliä
Yhden auton korjaus kestää odotettua kauemmin, toinen tarvitsee kiireellistä korjausta ja kaikki huoltopaikat ovat varattuja. Mitä huoltotöitä voidaan siirtää ja kenellä mekaanikoista olisi aikaa ottaa uusia töitä vastaan?
Jos nykyisestä järjestelmästä on vaikea tarkistaa vapaata kapasiteettia tai muuttaa huoltovarauksia, pienetkin aikataulumuutokset voivat aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä. Resurssikalenterista pitäisi nähdä mekaanikkojen käytettävyys, huoltopaikat ja aikataulutetut työt samassa näkymässä. Näin näet nopeasti, mitä töitä voidaan siirtää ja missä on vapaata kapasiteettia.
2. Varaosien käsittely ja hankinta on työlästä
Kun vika on selvitetty, on löydettävä oikea varaosa, tarkistettava sen hinta ja saatavuus sekä lisättävä se työmääräykselle. Jos tämä edellyttää tuotenumeroiden kopioimista ja samojen tietojen syöttämistä uudelleen, varaosien tilaamisesta tulee tarpeettoman monimutkaista.
Toimittajien tuotekatalogeihin integroidun korjaamo-ohjelmiston avulla pääset suoraan työmääräykseltä tuotekatalogiin valitsemaan sopivat varaosat ja tuomaan valitut tuotteet takaisin työmääräykselle. Näin manuaalinen työ vähenee ja virheiden mahdollisuus pienenee.
Etsitkö uutta korjaamo-ohjelmistoa?
Pienelle autokorjaamolle hyvin sopinut ohjelmisto ei välttämättä enää vastaa tarpeisiin, kun mekaanikkojen, asiakkaiden ja korjaustöiden määrä kasvaa. Confirma Quick3 on selainpohjainen korjaamo-ohjelmisto, joka kasvaa yrityksesi mukana.
3. Valmiiden korjaustöiden laskuttaminen kestää liian kauan
Korjaustyö on valmis, mutta ennen laskutusta on vielä tarkistettava mekaanikon työtunnit, käytetyt varaosat ja mahdolliset lisätyöt. Jos mekaanikot eivät pysty helposti kirjaamaan näitä tietoja työn edetessä, laskun laatiminen vie enemmän aikaa ja osa laskutettavista töistä saattaa jäädä huomioimatta.
Kun työtunnit ja käytetyt varaosat kirjataan suoraan työmääräykselle, tiedot pysyvät ajan tasalla koko korjauksen ajan. Tarvittaessa työn dokumentointia voidaan täydentää valokuvilla. Kun työmääräys on hyväksytty, sitä voidaan käyttää laskutuksen pohjana myös tilanteissa, joissa kustannukset jaetaan asiakkaan ja vakuutusyhtiön kesken.
4. Ajoneuvon huoltotilanteen tarkistaminen vie turhan paljon aikaa
Asiakas soittaa ja kysyy, valmistuuko hänen autonsa iltapäivän aikana. Näet huollon ajanvarauksen järjestelmästä, mutta jo tehtyjen ja vielä kesken olevien töiden selvittäminen vie turhan paljon aikaa. Sama tilanne voi tulla vastaan, kun aiemmin asioinut asiakas tiedustelee edellisestä korjauksesta ja sinun pitäisi tarkistaa mitä autolle on tehty.
Työntekijöiden pitäisi pystyä tarkistamaan ajoneuvon ajantasainen työmääräys, aiemmat korjaukset ja käytetyt varaosat helposti ilman, että tietoja tarvitsee etsiä yksittäisistä kirjauksista.
5. Työtuntien ja varaosien katteiden seuranta on hankalaa
Kuinka monta työtuntia viime kuussa kirjattiin? Kestävätkö tietyt korjaustyöt arvioitua kauemmin? Millaisia katteita varaosamyynnistä saadaan? Nykyisestä järjestelmästäsi saattavat löytyä kaikki nämä tiedot, mutta kuinka helposti saat ne käyttöösi ja pystyt hyödyntämään niitä?
Jos raportointi edellyttää jatkuvaa tietojen vientiä järjestelmästä, manuaalista laskentaa tai yksittäisten työmääräysten läpikäyntiä, tärkeät kehityssuunnat voivat jäädä huomaamatta. Raportoinnin pitäisi auttaa havaitsemaan, missä työtunnit lisääntyvät tai varaosien katteet pienenevät, ilman että lukuja tarvitsee laskea itse.
Pysyykö nykyinen korjaamo-ohjelmistosi mukana arjen tarpeissa?
Jos huoltojen aikataulujen muuttaminen, varaosien tilaaminen tai laskujen laatiminen vie jatkuvasti enemmän aikaa ja vaivaa kuin pitäisi, kannattaa pohtia, vastaako nykyinen korjaamo-ohjelmisto enää tarpeitasi.
Confirma Quick3 on selainpohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää autokorjaamoille suunniteltuja toimintoja. Se yhdistää ajanvaraukset, työmääräykset, varaosat ja laskutuksen, jolloin samoja tietoja voidaan hyödyntää koko korjaustyön ajan ilman niiden toistuvaa syöttämistä. Järjestelmää voidaan myös laajentaa uusilla ominaisuuksilla korjaamon tarpeiden muuttuessa.
