Så här väljer du rätt inpasseringssystem till ditt gym

1. Är passerkontrollen automatiserad eller kräver den manuellt arbete?

En av de viktigaste frågorna vid val av passerkontrollsystem till ditt gym är om behörighetshanteringen sker automatiskt eller om den kräver manuell bearbetning. Det påverkar direkt hur mycket tid systemet tar i vardagen – och hur smidigt kundens första träningsbesök börjar.

Om systemet inte är automatiserat måste inpasseringen ofta godkännas manuellt. Det kan innebära att betalningar behöver kontrolleras, åtkomsträttigheter uppdateras eller att tillträde spärras manuellt vid obetalda medlemskap. Detta tar tid och ökar risken för mänskliga misstag.

Med ett automatiserat passersystem sköts allt detta åt dig: kunden köper ett medlemskap, och åtkomsten aktiveras direkt. Om medlemsavgiften inte betalas i tid spärrar systemet automatiskt inpasseringen. Automationen förbättrar kundupplevelsen märkbart – allt fungerar smidigt, utan manuella mellansteg. Samtidigt minskar arbetsbördan för dig som företagare, eftersom tid inte går åt till administrativa rutiner. Automatiserad passerkontroll är alltså inte bara en teknisk fördel, utan ett konkret verktyg för en effektivare vardag.

2. Fungerar passerkontrollen som en del av ett helhetssystem?

Ett fungerande passerkontrollsystem på gymmet är inte en fristående lösning – det bör fungera sömlöst tillsammans med träningsprogrammets övriga funktioner. Om passerkontrollen inte kommunicerar med exempelvis webbshoppen, faktureringen eller kundhanteringen, måste uppgifter uppdateras manuellt. Det ökar både arbetsmängden och risken för fel.

I bästa fall är passerkontrollen tätt integrerad i hela kundresan. Kunden köper och betalar sitt medlemskap i webbshoppen, medlemskapet aktiveras automatiskt i gymprogrammet och tillträdet uppdateras direkt. Om medlemsavgiften inte betalas i tid spärras inpasseringen automatiskt – utan manuella åtgärder. När passerkontrollen är en del av ett och samma system fungerar köpprocessen, betalningen och inpasseringen som en helhet.

I mer omfattande gymprogram kan du även styra olika nivåer av åtkomsträttigheter – till exempel begränsa tillgång till vissa utrymmen eller tider på dygnet, som vid morgon- eller kvällsmedlemskap. Det ger större flexibilitet, möjliggör fler medlemskapsmodeller och ökar kundnöjdheten.

I Confirmas helhetslösning för träningscenter kräver passerkontrollen inga separata integrationer. Hela verksamheten hanteras i ett och samma system, som kombinerar programvara, ekonomi och kundhantering. Det förenklar både kundens och företagets vardag – och minskar den administrativa belastningen avsevärt.

3. PIN, RFID eller mobil? Välj den åtkomstmetod som passar dina kunder bäst

Passerkontrollen på ett gym kan bygga på flera olika inpasseringsmetoder – och valet har direkt inverkan både på kundupplevelsen och hur lätt vardagen är att hantera. När du väljer passerkontrollsystem är det viktigt att fundera på vilket alternativ som passar bäst för just din kundbas – och hur mycket underhåll du är beredd att ta hand om i praktiken.

PIN-kod är en enkel och lätt lösning där din kund får en personlig sifferkombination för att öppna dörren. Fördelen är snabb och enkel implementering eftersom inga fysiska nycklar behövs. Däremot kan PIN-koder lätt glömmas eller delas vidare, vilket kan leda till missförstånd eller missbruk. PIN-kod passar särskilt bra för mindre, obemannade gym där säkerhetskraven är måttliga.

RFID-tagg, såsom nyckelkort, armband eller brickor, är ett vanligt och tillförlitligt alternativ för passerkontroll på gym. De ger snabb och tydlig åtkomst och är enkla för kunden att använda. Förutom själva passerkontrollen kan RFID-tagg även användas för andra funktioner – som att låsa skåp eller göra köp i automater – vilket ökar deras kostnadseffektivitet. En utmaning kan dock vara att hantera borttappade taggar och att dela ut fysiska taggar, särskilt om personal inte alltid finns på plats.

Mobil åtkomst är ett modernt och snabbt växande alternativ där kunden öppnar dörrarna via en mobilapp. Det lämpar sig särskilt väl för digitala kundresor, där medlemskap, betalning och kundservice sker online. Mobil åtkomst är smidigt för kunden och kräver minimalt underhåll för dig som företagare, eftersom inga fysiska taggar behöver administreras eller delas ut.

4. Stöder systemet din tillväxt – eller begränsar det den?

När du väljer passerkontrollsystem för ditt gym kan det kännas enklast att ta det billigaste och mest grundläggande alternativet – ett som täcker dina behov här och nu. Men det är klokt att också stanna upp och fundera på nästa steg: vad händer när kundantalet växer? Vad händer om du vill utöka lokalerna, erbjuda nya tjänster eller övergå till en mer självbetjäningsbaserad modell?

Om systemet inte kan växa med dig, kan du snart stå inför ett helt systembyte. Ett sådant byte kan bli både dyrt och tidskrävande – med datasäkerhetsfrågor, inköp av ny utrustning och utbildning av personal som tär på vardagen. Det kan till och med påverka kundupplevelsen tillfälligt.

Genom att redan från början välja ett system som är byggt för tillväxt undviker du dessa fallgropar. I Confirmas helhetslösning för träningsbranschen är passerkontrollen en del av ett skalbart system – där du enkelt kan lägga till exempel smarta skåplås eller försäljningsautomater. Dina kunder kan använda samma tagg eller mobilapp för alla funktioner, vilket sparar både tid och pengar – och gör vardagen smidigare för alla. Att öppna nya dörrar, grindar eller hela anläggningar är dessutom enkelt med Confirma – utan behov av systembyten eller tekniska begränsningar.

5. Vilket stöd och vilken utveckling erbjuder systemleverantören?

Även om passerkontrollsystemet på gymmet i stort sett fungerar felfritt, uppstår det förr eller senare situationer där allt inte går enligt plan: dörren öppnas inte, kunden har problem med sin tagg eller en inställning kräver justering. I sådana stunder är det avgörande att kunnig support finns tillgänglig – snabbt.

Utöver själva supportsystemet är det också viktigt att fundera på hur lösningen utvecklas över tid. Hänger funktionerna med i förändringarna? Går det att ta i bruk nya funktioner smidigt utan stora uppdateringar? När gymprogramvaran utvecklas i takt med företagets och kundernas behov, slipper du onödiga systembyten och driftavbrott.

Hos oss på Confirma utvecklas både passerkontroll och övriga systemfunktioner kontinuerligt – baserat på våra kunders önskemål och behov. Dessutom har du tillgång till ett expertteam på över 30 personer, som känner träningsbranschens vardag och snabbt kan ge dig rätt stöd – både kunnigt och personligt.