Digitaliseringen inom verkstadsbranschen går framåt – effektivare arbetsprocesser genom bättre informationshantering

Den här artikeln publicerades ursprungligen på Automediat.com.

Digitaliseringen har under 2000-talet förändrat samhället i grunden, och även inom verkstadsbranschen håller pärmar och räknemaskiner på att bli historia. Samtidigt finns det fortfarande stor potential för digitala affärssystem att effektivisera vardagen och verksamheten för finländska verkstäder, menar Ville Haka, Sales Manager på programvaruföretaget Confirma. Det handlar inte bara om vilket system som används, utan också om hur väl det utnyttjas i det dagliga arbetet.

Enligt Ville Haka är den finländska verkstadsbranschen fortfarande en relativt traditionell bransch där förändringar ofta sker långsammare än vad den offentliga diskussionen ger sken av. Trots att digitalisering är ett vanligt samtalsämne har de praktiska arbetsprocesserna inte genomgått lika stora förändringar som inom många andra branscher.

– Några större förändringar i arbetssätten har egentligen inte skett. På många verkstäder görs fortfarande saker på samma sätt som tidigare. Pappersbaserade arbetsorder har nästan försvunnit, men de förekommer fortfarande.

De största verkstäderna använder redan någon form av system, men graden av användning varierar kraftigt. På mindre verkstäder saknas ofta ett system helt och hållet, och det är här Confirma kan bidra. En av de viktigaste fördelarna med ett verkstadssystem är att servicehistoriken samlas på ett och samma ställe, vilket underlättar både verksamheten och kundservicen.

Enligt Haka måste verkstäder ofta söka information i flera olika system. Därför påverkas effektiviteten i hög grad av hur väl reservdelskataloger, arbetsanvisningar, kundregister, bokningssystem och fakturering kommunicerar med varandra.

Nordisk digitalisering med fokus på att skapa mervärde

Programvaruföretaget Confirma är idag verksamt i hela Norden: Finland, Sverige, Norge och Danmark. Samma verkstadssystem, Confirma Quick3, används på samtliga marknader, medan de lokala organisationerna ansvarar för verksamheten i respektive land. I Finland sköts verksamheten av den finländska organisationen.

Bakgrunden till Confirma Quick3 finns inte ursprungligen inom verkstadsbranschen. Företaget har under lång tid arbetat med grossisthandel och fritidsfordon. Bland kunderna finns exempelvis återförsäljare av snöskotrar, fyrhjulingar och motorcyklar, där försäljning och serviceverksamhet kombineras.

Utvecklingsmöjligheterna för företagets tidigare Windows-baserade system började dock nå sina gränser. I samband med utvecklingen av det nya Quick3-systemet upptäckte man att samma plattform också kunde skapa mervärde för eftermarknaden inom fordonsbranschen, särskilt för verkstäder och reservdelsföretag.

På marknaden såg man dessutom ett behov av ökad konkurrens. Många aktörer hade i praktiken bara ett alternativ att välja mellan, och bristande konkurrens bidrar sällan till innovation och utveckling.

Effektiva arbetsflöden förbättrar lönsamheten – kunderna värdesätter användarvänlighet

Enligt Haka är de viktigaste uppgifterna för ett affärssystem att effektivisera arbetsflödena och automatisera administrationen.

Traditionellt har systemen ofta styrt hur arbetet ska utföras på verkstaden. En liten verkstad arbetar dock på ett annat sätt än en stor märkesoberoende verkstad, och alla verksamheter kan inte pressas in i samma modell. Confirma Quick3 är utvecklat för att passa företag av olika storlek, och arbetsprocesserna kan anpassas efter varje verksamhets egna behov.

Enligt Haka märks en av de största fördelarna med Confirma Quick3 i arbetsledarnas vardag. En arbetsledare hanterar ofta flera arbetsorder, kundkontakter, reservdelar och fakturor samtidigt. Därför är det viktigt att systemet möjliggör arbete med flera ärenden parallellt.

– Arbetsledarens arbete avbryts ständigt. Telefonen ringer, en kund kommer fram till disken eller en mekaniker behöver hjälp, beskriver Haka.

I Confirma Quick3 kan användaren ha ett obegränsat antal arbetsorder, kunduppgifter, inköpsordrar och andra funktioner öppna samtidigt. Man kan växla mellan dem på samma sätt som mellan flikar i en webbläsare. Många kunder blir förvånade över hur mycket smidigare arbetet blir tack vare den här funktionen.

En aspekt som Confirmas kunder nästan alltid lyfter fram är systemets användarvänlighet. Målet har varit att utveckla ett system som anpassar sig efter verkstadens arbetssätt – inte tvärtom.

Smidiga uppdateringar med ett webbaserat system

Confirma Quick3 är en molnbaserad lösning som används via webbläsare eller mobilapp, utan behov av lokala installationer. Systemet är dessutom utformat med flera säkerhetsnivåer för att skydda både data och användare.

Programvaran levereras enligt SaaS-modellen (Software as a Service), vilket innebär att tjänsten betalas som en månadsavgift. En av de största fördelarna är att alla uppdateringar ingår automatiskt. Nya funktioner, förbättringar och vidareutveckling blir tillgängliga för kunderna utan separata licens- eller uppdateringskostnader.

– När en ny version publiceras behöver kunden i praktiken bara uppdatera webbläsarvyn. De nya funktionerna finns tillgängliga inom några sekunder. Den webbaserade lösningen möjliggör också kontinuerlig utveckling utan omfattande driftstopp eller separata uppdateringsprojekt, betonar Haka.

Kunden loggar in i systemet, godkänner uppdateringen och kan omedelbart börja använda de nya funktionerna.

Confirma ordnar regelbundet webbinarier och utbildningar för att hjälpa kunderna att ta i bruk nya funktioner. Uppdateringar publiceras ungefär en gång i månaden, och i samband med dem informeras kunderna om nyheterna i systemet. Alla kunder har dock inte alltid möjlighet att sätta sig in i uppdateringsinformationen, vilket gör utbildning och kommunikation till en viktig del av helheten.

Liten verkstad – stor fördel

Digitaliseringen märks särskilt tydligt i reservdelsleverantörernas tjänster. Dagens reservdelskataloger innehåller betydligt mer information än enbart reservdelslistor. Där finns exempelvis arbetstider enligt tillverkarnas riktlinjer, serviceinformation och fordonsanpassade serviceprogram.

Därför kan digitala verktyg vara avgörande när en mindre fristående verkstad konkurrerar med stora kedjor. Enligt Haka skapas konkurrensfördelar framför allt genom tillgång till information och välfungerande integrationer.

– Vi producerar inte själva reservdelsdata eller serviceinformation. Vår uppgift är att integrera branschens olika tjänster till en helhet och möjliggöra ett smidigt informationsflöde mellan systemen.

I Finland är betydelsen av integrerade system särskilt stor på grund av den relativt gamla fordonsparken.

– Det finns många märkesoberoende verkstäder eftersom äldre fordon inte behöver servas hos auktoriserade märkesverkstäder. Dessa verkstäder har också större frihet att välja mellan olika reservdelsleverantörer, eftersom äldre fordon inte alltid kräver originaldelar från tillverkaren. För oss innebär det att vi måste kunna erbjuda smidiga integrationer och beställningskanaler till alla våra kunders leverantörer och övriga system.

Mångsidiga integrationer skapar nya möjligheter

Haka beskriver moderna affärssystem som en central knutpunkt kring vilken hela verkstadens digitala ekosystem byggs upp. Reservdelskataloger, arbetstidsdata, telefonsystem, tidsbokningstjänster samt kund- och fordonsregister kan integreras i en och samma helhet. På så sätt kan varje kund få en lösning som är anpassad efter den egna verksamhetens behov.

– Tillsammans med varje ny kund går vi igenom vilka tjänster och leverantörer verkstaden använder. Därefter kopplar vi in de integrationer som behövs för att systemen ska fungera sömlöst tillsammans. Ju bättre affärssystemet kommunicerar med andra tjänster inom branschen, desto effektivare kan verkstaden arbeta, förklarar Haka.

Confirma har även utvecklat integrationer till biltillverkarnas egna system. Inom Mazdas servicenätverk kan exempelvis serviceinformation överföras automatiskt mellan verkstaden och tillverkarens system.

– När en auktoriserad Mazda-verkstad servar ett fordon kan uppgifterna överföras direkt till tillverkarens system utan några separata registreringar.

Affärsdata kan användas ännu effektivare

Digitala system gör inte bara det dagliga arbetet smidigare – de samlar också in värdefull data från verkstadens verksamhet. Enligt Haka används analysen av denna data fortfarande i relativt begränsad omfattning när det gäller att utveckla verksamheten. Ofta tas de rapporter fram som behövs för bokföringen, vilket ger en bild av hur verksamheten har gått.

Möjligheterna är dock betydligt större än så.

– Till Quick3 kan man exempelvis koppla ett Business Intelligence-verktyg som gör det möjligt att följa lageromsättningen i realtid och optimera lagernivåerna utifrån den informationen. Man kan också analysera den tid som läggs på olika servicearbeten för att identifiera personalens styrkor och planera utbildningsinsatser inom områden där det behövs, berättar Haka.

När det gäller försäljning kan man analysera både helheten och enskilda reservdelar, inklusive deras marginalstruktur. Informationen kan användas för att göra förändringar i prissättningen som förbättrar lönsamheten. På inköpssidan går det i sin tur att följa lönsamheten per leverantör, produktgrupp eller enskild produkt och därigenom se var inköpen görs mest fördelaktigt.

Verkstadens storlek påverkar i hög grad hur väl verksamhetsdata används i beslutsfattandet. Så behöver det dock inte vara. Enligt Haka har även mindre verkstäder idag goda möjligheter att dra nytta av den data som skapas i den egna verksamheten och använda den som stöd för utveckling och bättre affärsbeslut.