Rauman kaupunki
Confirma Ceeposin kassajärjestelmää vuosikymmeniä käyttänyt Rauman kaupunki halusi 2010-luvun loppupuolella lähteä kehittämään sähköistä asiakaspalveluaan pidemmälle.
Useiden eri järjestelmien ja maksupalveluiden käyttöönoton myötä syntyi ensin tarve liitynnöille verkkomaksuportaaliin, jotta maksut saatiin kulkemaan eri järjestelmien välillä.
Lopulta kaupunki päätti hankkia täysiverisen Ceepos- verkkokaupan sujuvoittamaan erilaisten tuotteiden myyntiä ja palveluiden tarjontaa.
Verkkomaksaminen suoraviivaistaa Rauman kaupungin asiakaspalvelua
Kaupungin verkkokaupan hankinnassa akuutein tarve sujuvampaan prosessiin oli sellaisten palvelutuotteiden kohdalla, jotka vaativat erilaisten lisätietojen keruuta ilmoittautumisen yhteydessä.
”Retki-ilmoittautumiset hoidettiin aiemmin työläästi Excelillä”, kaupungin laskenta- ja maksuliikennesuunnittelija Tarja Helminen muistelee.
Kaupungin työntekijä keräsi lisätiedot ilmoittautuneilta puhelimitse eikä puhelimitse tehty ilmoittautuminen aina tuntunut sitouttavan riittävästi.
| Asiakas | Rauman kaupunki |
| Toimitetut ratkaisut | Ceepos -asiakaspalvelu-maksamisen ratkaisut, Ceepos-verkkokauppa sekä Ceepos Mobiilimaksu -sovellus |
”Retkelle varataan paikat, muttei niitä koskaan saavuta maksamaan. Kun sitten soitamme perään, ilmoittautuneet päättävät, etteivät lähdekään retkelle. Yhtäkkiä vapaana on 10 paikkaa pari päivää ennen matkaa,” palveluneuvoja Tiina Koskela kuvailee matkanjärjestämisen haasteita.
Rauman kaupungin Ceepos-verkkokauppa avattiin helmikuussa 2019. Verkkokaupan kautta voi muun muassa ostaa kaupungin museotuotteita, ladata lisäkausia kuntosalikortille, ilmoittautua retkille sekä ladata rahasaldoa Ceepos-mobiilimaksusovellukseen kaupungin henkilöstön ateriamaksuja varten.
Kaupunki palvelee asukkaitaan verkossa vuorokauden ympäri ja sijaintiin katsomatta. Verkkokauppaa ylläpitää kaupungin palvelupiste Pyyrman ja museokaupan osalta Rauman museon henkilökunta.
Lisäksi Rauma hyödyntää verkkokauppaa maksukanavana myös sellaisille rajatun kohderyhmän tuotteille ja palveluille, joita ei ole julkaistu näkyviin verkkokaupan julkiselle puolelle. Tällöin ennalta valitun tuotteen maksulinkki lähetetään suoraan asiakkaalle sähköpostitse.
”Meidän työtä on helpottanut paljon, kun ei enää tarvitse selvitellä puhelimessa yksitellen esimerkiksi laskettelureissujen osallistujien kokotietoja välinevuokrausta varten.”
Lukiolaiset voivat maksaa verkkokaupan kautta esimerkiksi vanhojentanssipäivän juhla-aterian ja kuvataideopetuksen materiaalimaksut.
Henkilökunnalle suunnatut tuotteet puolestaan on julkaistu myyntiin kaupungin intraan, josta ohjaudutaan maksamaan Ceeposiin.
”Ateria- ja välipalamaksut sekä kaupungin henkilöstön autojen lämmityspaikkamaksut maksetaan niin ikään verkkokaupan kautta ja vähentävät näin palkanlaskijoiden työtä, kun heidän ei tarvitse vähennellä maksuja palkasta,” Koskela kertoo.
Eroon työläästä käteisen käsittelystä
Raumalla juuri ilmoittautumistuotteita on myyty verkkokaupassa paljon, koska tuotteen lisätietolomakkeen on koettu palvelevan hyvin osallistujalta tarvittavien tietojen keruussa.
Nyt ilmoittautujat täyttävät tiedot lomakkeelle itse ja matkaa järjestävä kaupungin työntekijä saa ne kootusti taustajärjestelmästä käyttöönsä.
”Meidän työtä on helpottanut paljon, kun enää ei tarvitse puhelimessa selvitellä esimerkiksi laskettelureissujen osallistujien kokotietoja vuokravälineitä varten. Lisäksi sitoutuminen ilmoittautumiseen paranee, kun ilmoittautujat täyttävät tietonsa ja maksavat retken heti verkkokaupassa,” Koskela kiittelee.
Maksut retkistä saadaankin nyt ajoissa, ja turhat perumiset ja epäselvyydet ovat vähentyneet.
Tuotteiden maksu välittömästi verkkokaupassa on vähentänyt niin laskutukseen kuluvaa työaikaa kuin käteisen käsittelyäkin, kun Rauman kaupunki on poistanut käteiskassat lukiolta kokonaan.
Verkkokauppa on otettu Raumalla hyvin vastaan. Suosituin yksittäinen verkkokauppatuote on kuntosalin vuosimaksujen uusiminen.
”Erityisesti haja-asutusalueen asukkaat arvostavat, ettei heidän tarvitse lähteä erikseen ajamaan Rauman keskustaan saakka maksamaan vuosimaksua oman sivukylän kuntosalille.”
