Loimaan Isännöinti
Kund
Plats
Lösning
Bransch
Loimaan Isännöinti påskyndade sin bokslutsprocess med hjälp av elektroniska verktyg
Loimaan Isännöinti Oy, som grundades 1988, är ett anrikt fastighetsförvaltningsföretag som ansvarar för förvaltningen av dussintals bostadsrättsföreningar i Västfinland.
Samarbetet mellan Loimaan Isännöinti och Confirma har långa rötter: enligt fastighetssekreteraren Minna Mattila började man använda Confirmas fastighetsförvaltningssystem Domus i Loimaa redan 1998. Nya funktioner och tjänster har införts allteftersom de har blivit tillgängliga.
– Vi har använt Huoneistotieto.fi i ungefär tre år nu, och på Tiliportaali.fi pågår just nu den andra revisionsperioden, minns kontorschefenMinna Mattila.
Dokument levereras på ett ögonblick
Avancerade digitala verktyg har förändrat hur bostadsrättsföreningarnas ärenden sköts. Fastighetsförvaltarnas hektiska arbete med årsredovisningarna under våren går numera betydligt smidigare än för några år sedan.
Loimaan Isännöinti använder tjänsten Tiliportaali.fi, som ingår i fastighetsförvaltningssystemet Domus, för sina bokslut. VD och fastighetsförvaltare Mikko Lehtonen berömmer användarupplevelsen med Tiliportaali.fi:
– När bostadsrättsföreningens styrelse behandlar årsredovisningen vid ett möte läggs alla handlingar omedelbart in i systemet, och snart har revisorn eller verksamhetsgranskaren tillgång till allt material.
Tidigare tog det lätt flera dagar, eller ibland till och med veckor, för fastighetsförvaltaren att samla in underskrifter, bunta ihop papper och skicka ut dem. Processen krävde mycket manuellt arbete och var beroende av flera personers scheman och tillgänglighet.
Att samma arbete nu tar bara en halvtimme visar sig inte bara i form av att fastighetsförvaltarens arbete går snabbare, utan också som en fördel för hela bostadsrättsföreningen.
– Min egen erfarenhet är att man tack vare den snabbare handläggningen numera kan hålla bolagsstämmor några veckor eller till och med månader tidigare jämfört med tidigare år, när revisionerna sköttes på det gamla sättet, säger Lehtonen glatt.
Enligt Lehtonen är bostadsrättsföreningarna nöjda med att mötena inte längre drar ut på midsommarveckan, utan kan hållas redan tidigare på våren. Betydelsen av en snabb elektronisk dokumenthantering framhävs särskilt idag, då utdelningen av traditionell post har blivit långsammare.
Smidighet i alla led
Tiliportaali.fi gör det också möjligt att göra alla typer av ändringar i bokslutsunderlagen på ett smidigare sätt än tidigare.
– Årsredovisningarna upprättas enligt samma principer som tidigare, men om revisorn påpekar att det finns fel i underlagen eller att uppgifter saknas går det snabbare att rätta till dem i det elektroniska systemet jämfört med tidigare, säger Minna Mattila.
– Om det till exempel saknas underskrifter i protokollen är det enkelt att samla in dem från de berörda personerna med hjälp av elektroniska underskrifter, och man behöver inte be dem att komma in till kontoret för att skriva under, tillägger Lehtonen.
Den utvecklade processen gynnar inte bara fastighetsförvaltaren och bostadsrättsföreningen utan även revisorerna. Enligt Loimaan Isännöinnin erfarenhet har även de snabbt kommit överens med tjänsten Tiliportaali.fi.
– De första gångerna kom det några frågor om hur portalen fungerar, men nu går det redan bra, säger Mattila.
Mattila har i sitt arbete bidragit till att utveckla Domus-lösningen till det moderna fastighetsförvaltningssystem den är idag.
– Vi har genom åren följt alla utvecklingsfaser i Domus-systemet, och ja, bland annat Huoneistotieto.fi och Tiliportaali.fi är stora steg framåt, sammanfattar Mattila.
Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?
Du har kommit till rätt ställe! Berätta för oss vad du behöver så hjälper vi dig att hitta en helhetslösning som stöder din verksamhet.
