Taloyhtiöpalvelut Onnistutaan Ky
Kund
Plats
Lösning
Bransch
Joel Karvinen är ett välkänt ansikte inom bostadsrättsbranschen, särskilt i östra Helsingfors. Denna veteran inom fastighetsförvaltning, som började sin karriär i Vuosaari, har arbetat i branschen i redan 34 år.
– När jag började arbeta som 19-åring insåg jag snart att ju bättre jag sköter mitt arbete, desto lättare är det att uppnå goda resultat. Jag anser att man aktivt måste arbeta för att höja fastigheternas värde och boendekomforten, och det har återspeglats i kundnöjdheten, berättar Karvinen
Idag ansvarar Karvinen på Taloyhtiöpalvelut Onnistutaan Ky för 1 700 lägenheter från Vuosaari ända till Tapiola. Han har även specialiserat sig på rådgivning kring renoveringar och strategisk planering av renoveringar i samarbete med bostadsrättsföreningarna.
Confirmas förvaltningssystem Domus bidrar till att bygga upp förtroendet mellan bostadsrättsföreningen och förvaltaren
Redan från början har Karvinen velat vara bland de första att ta i bruk även de modernaste arbetsverktygen.
– Vid millennieskiftet blev det tydligt att det behövdes lämplig programvara för fastighetsförvaltning. När jag startade mitt eget företag 2003 fanns det bara ett fåtal tjänster på marknaden som erbjöd mer omfattande funktioner för fastighetsförvaltning, minns Karvinen.
Enligt Karvinen var Confirmans Domus-fastighetsförvaltningssystem redan då den mest heltäckande, användarvänliga och prismässigt tydligaste lösningen bland de alternativ som fanns för företagare. Nu har vi redan 20 år av gemensamt samarbete bakom oss.
– Den största fördelen med Domus är den ekonomiska transparensen för bostadsrättsföreningarnas delägare. Fastighetsförvaltaren tar hand om delägarens viktigaste tillgång, och det är avgörande att bygga upp förtroende för att förvaltaren ska kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt. Utan insyn tar det år att bygga upp förtroende, men nu när all information är omedelbart tillgänglig för delägarna talar fakta för sig själva och det sparar tid, säger Karvinen.
Det platsoberoende arbetet blev en räddning under coronatiden
I och med Domus har Karvinen upplevt en stor förändring i sitt arbete.
– Vi gick över helt till elektroniska lösningar på en gång och sköter nu utskick och kommunikation, administration, bokföring, revisioner och arkivering via Domus och Huoneistotieto.fi. Jag har inte träffat revisorerna ansikte mot ansikte på ett par år, berättar Karvinen.
Karvinen skötte bostadsrättsföreningarnas administration och revisioner på papper i årtionden.
– Plötsligt visas alla mappar på skärmen i elektronisk form, så att både du och kunden kan se dem. Transparensen har mångdubblats, säger Karvinen glatt.
Enligt Karvinen gick tidigare mycket arbetstid åt till ”oviktiga” sysslor. Med Domus kan samma arbete skötas mer effektivt, vilket ger mer tid över till det som verkligen är viktigt: att sköta kundrelationer och fastigheter.
Effektiviteten ökar också genom att arbetet kan utföras oberoende av plats.
– Man behöver inte längre vara på kontoret klockan åtta på morgonen bara för den händelsens skull att någon kanske kommer för att fråga något.
Karvinen beskriver Huoneistotieto.fi framför allt som en livräddare under coronatiden. Förutom den ökade insynen i bokföringen har man fått positiv feedback just för att tjänsten möjliggör omröstningar vid hybridmöten. Karvinen själv ser tjänsten också som en viktig kommunikationsplattform.
– Tack vare det har jag till exempel kunnat varna aktieägarna för bedrägliga meddelanden flera timmar innan de rapporterades i media.
Utnyttja fördelarna genom en bred införande
Tidigare har bostadsrättsföreningarnas mångfacetterade drömmar om hemsidor och portaler alltid till slut strandat på grund av de höga kostnaderna i förhållande till det begränsade behovet. Huoneistotieto.fi har lyckats möta den ökade efterfrågan som uppstått i samband med coronapandemin, och snart kommer tjänsten att ha tusen användare bland delägare och styrelseledamöter i de bostadsrättsföreningar som Karvinen förvaltar.
– Med Huoneistotieto.fi har sättet att utföra detta arbete nått en helt ny nivå. Vi har äntligen fått digitaliseringen att nå den nivå som vi har lovat kunderna under de senaste 20 åren.
För att kunna dra full nytta av Huoneistotieto.fi uppmanar Karvinen fastighetsförvaltarna att införa tjänsten samtidigt i alla bostadsrättsföreningar. Arbets effektiviteten förbättras inte om olika fastigheter använder en brokig blandning av olika rutiner och kanaler.
I takt med att tjänsterna i bostadsrättsföreningarna utvecklas förväntar man sig att digitaliseringen i allt högre grad ska underlätta även de boendes vardagliga sysslor, till exempel bokningen av gemensamma utrymmen. Det finns redan en stor efterfrågan på det digitala bokningssystemet för bastu- och tvättstugetider som just nu är under utveckling.
– Det är en het fråga för våra kunder. I bostadsrättsföreningar vill man kunna göra bokningar på ett smidigt och modernt sätt. Domus och Huoneistotieto.fi har en otroligt stor möjlighet här, avslutar Karvinen.
Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?
Du har kommit till rätt ställe! Berätta för oss vad du behöver så hjälper vi dig att hitta en helhetslösning som stöder din verksamhet.
