Priset på ett kassasystem är något som många som letar efter ett system funderar över, och det är inte konstigt. Det finns många alternativ på marknaden, vars funktioner och kostnadsstrukturer varierar kraftigt. Numera kan även många enklare lösningar, såsom mobila betalningsterminaler, kallas kassasystem, även om de i själva verket endast omfattar en liten del av ett komplett systems funktioner.
Ett heltäckande kassasystem hjälper dig att hantera försäljning, produkter, lager, kunduppgifter och rapportering. Det består av programvara, kassaterminaler och nödvändiga tjänster. Enkla kassalösningar kan räcka för småskalig försäljning, men de passar oftast inte för större verksamheter där snabbhet och stabilitet är avgörande. När målet är tillväxt lönar det sig att välja ett system som stöder den dagliga verksamheten på lång sikt – och som snabbt betalar sig i form av tidsbesparingar och effektivare arbete.
Priset på ett kassasystem är alltså inte bara en siffra, utan en helhet som består av flera delar. I det här blogginlägget förklarar vi tydligt vad priset på ett kassasystem i praktiken består av och vilka faktorer man bör ta hänsyn till när man gör sitt val.
De fyra grundstenarna i prissättningen av ett kassasystem
1. Kassaprogram: vad betalar du för och vad får du?
Kassaprogramvaran är den viktigaste delen av hela kassasystemet: utan en fungerande programvara finns det ingen fungerande kassa. Programvarans funktioner påverkar direkt hur effektivt ditt företag kan sköta försäljning, rapportering och kundservice. Samtidigt är de en av de viktigaste faktorerna som påverkar kassasystemets pris.
I praktiken bör varje kassasystem ha åtminstone följande grundläggande funktioner:
– Kassaprogram
– Betalningsterminaler
– Försäljningsuppföljning och rapportering
– Lagerhantering
När grunderna är på plats är det enkelt att utöka kassasystemet efter behov. Man kan till exempel även ta i bruk funktioner för stamkunder, fakturering eller hantering av försäljningsorder. Sådana tilläggsfunktioner kan effektivisera den dagliga verksamheten avsevärt: kunden får en mer personlig service, det blir enklare att följa upp försäljningen och man får bättre kontroll över beställningarna – samtidigt påverkar de dock också kassasystemets pris. Det är dock värt att beakta systemets flexibilitet redan vid inköpet av kassasystemet, särskilt om man planerar att utvidga verksamheten i framtiden.
2. Kassaterminaler: en väsentlig del av kassasystemets pris
Ett kassasystem består sällan enbart av programvara: nästan alltid krävs även fysiska kassaenheter. Kassaenheterna påverkar inte bara användarupplevelsen, utan också vad som ingår i priset för kassasystemet.
Inköp av kassasystem innebär några val: ska man köpa dem, hyra dem eller använda finansiell leasing? Ska utrustningen köpas ny eller begagnad? Behövs en eller flera kassapunkter? Dessa beslut har en direkt inverkan på kassasystemets pris och på hur smidigt systemet fungerar i vardagen.
I samband med ett kassasystem anskaffas vanligtvis åtminstone följande kassautrustning:
– Kassaterminal (dator, surfplatta m.m.)
– Kvittoskrivare
– Integrerad eller fristående betalterminal
– Kundskärm
– Överspänningsskydd eller reservströmkälla
– Streckkodsläsare
– Kassalåda
Vilka kassaapparater som behövs beror till stor del på branschen och försäljningsvolymen. Många använder i början sina egna enheter, till exempel surfplattor, vilket kan vara en kostnadseffektiv lösning vid sporadisk användning. Man bör dock tänka på att konsumentprodukter inte är avsedda för kontinuerlig användning: de blir långsammare och går lättare sönder, vilket innebär att de måste bytas ut tidigare. Kassasystem som är utformade för professionellt bruk är snabbare, tåligare och driftsäkra även när försäljningen är som intensivast. Dessutom ingår ofta mer omfattande garantier. Om målet är en smidig vardag och pålitliga enheter rekommenderar vi att du väljer kassasystem avsedda för professionellt bruk.
Tänk också på kortavgifterna för betalningsterminalen. Utöver kostnaderna för kassasystemet är det bra att beakta de avgifter som leverantörerna av betalningsterminaler tar ut, det vill säga provisionerna på kortbetalningar. Dessa ingår inte i kassasystemets pris, men påverkar direkt försäljningskostnaderna. Avgifterna kan variera beroende på leverantör och betalningssätt, så det är värt att sätta sig in i dem när man skaffar ett kassasystem.
3. Support och underhåll: en dold kostnad eller en viktig del av kassasystemets pris?
När man väljer ett kassasystem talas det ofta om program och utrustning, men det är minst lika viktigt att ta hänsyn till de tjänster som ingår i priset för kassasystemet. Driftsättning, utbildning och support påverkar direkt hur smidigt kassasystemet fungerar i praktiken.
Driftsättningen är det första konkreta steget efter inköpet av kassasystemet. Ingår installation av programvara och utrustning eller registrering av produkter i kassan i priset? I vissa system sköter kunden allt själv, i andra får man hjälp av en expert – antingen på distans eller på plats. Driftsättningens längd varierar beroende på systemets omfattning och företagets behov, från några timmar till längre projekt, och faktureras ofta per timme. Hos oss får du kassasystemet klart på bäst fall ett par dagar.
Utbildningen säkerställer att man får ut maximalt av kassasystemet, särskilt när det finns flera användare eller när systemet har många funktioner. Utbildningen kan genomföras på distans eller som en fysisk kurs, och dess omfattning varierar beroende på leverantör. Vi på Confirma föredrar fysiska kurser när det är möjligt: interaktiv, personlig vägledning säkerställer att alla frågor besvaras och sparar därmed tid i framtiden.
Kontinuerlig support och underhåll är saker vars värde man ofta först inser när något inte fungerar. Redan vid inköpet av kassasystemet är det viktigt att ta reda på vad supporten omfattar, när hjälp finns tillgänglig och om till exempel programuppdateringar ingår i priset för kassasystemet. Programvara som utvecklas i takt med verksamheten är på lång sikt det mest kostnadseffektiva valet.
Hos Confirm är supporten lättillgänglig tack vare vårt omfattande, lokala återförsäljarnätverk och vårt eget supportteam. Hos oss får du snabbt kompetent hjälp, oavsett om det gäller driftsättning, vidareutbildning eller driftstörningar.
4. Integrationer och tilläggsfunktioner: hur påverkar de priset på kassasystemet?
Det är få företag som numera nöjer sig med enbart ett kassasystem. Allt oftare söker man efter en helhetslösning som stöder verksamheten i ett bredare perspektiv. Integrationer och tilläggsfunktioner underlättar det dagliga arbetet och minskar den manuella arbetsinsatsen, men påverkar samtidigt hur priset på kassasystemet sätts.
De vanligaste systemen som kassasystemen kopplas till är:
– System för grossister och leverantörer
– Tidsbokningssystem
Integrationerna kan vara färdiga eller skräddarsydda. Detta påverkar inte bara hur lång tid driftsättningen tar utan även kassasystemets totala kostnader. Hos oss på Confirma hittar du ett brett utbud av färdiga integrationer, vilket påskyndar driftsättningen och håller kostnaderna under kontroll. Om din verksamhet kräver något helt unikt kan kassasystemet även utökas med skräddarsydda funktioner via API-gränssnitt. På så sätt kan kassasystemet samverka med just de verktyg som redan används i ditt företag.
Branschspecifika funktioner kompletterar systemet ytterligare. På restauranger kan det finnas behov av bordskartor, meddelanden till köket eller ett beställningssystem vid borden, medan behoven inom detaljhandeln ofta rör till exempel lagerhantering, spårning av serienummer eller kassaredovisning. Vi har redan tagit hänsyn till dessa behov i våra branschspecifika lösningar – så att kassasystemet fungerar direkt i praktiken.
Hur betalar man för kassasystemet – hyra, leasing eller köp?
Det finns flera olika sätt att skaffa ett kassasystem, och vilken lösning som är lämplig beror på företagets situation, kassaflöde och hur långsiktig lösningen är tänkt att vara. Ofta är det bra att granska finansieringsmöjligheterna för programvaran och kassautrustningen separat, eftersom de kan skilja sig avsevärt från varandra.
Att hyra ett kassasystem är en flexibel och riskfri lösning för många olika typer av verksamheter. Du betalar för kassaprogramvaran och utrustningen endast under den tid du använder dem. Att hyra är ett tryggt alternativ, särskilt för företag med begränsad egen IT-kompetens: om till exempel en kassaenhet går sönder under hyresperioden får du omedelbart en ny i stället. Att hyra ett kassasystem från Confirma ger dig friheten att prova och växa: systemet kan anpassas eller utökas efter behov, och avtalet kan sägas upp med en kort uppsägningstid på 3 månader.
Leasing av kassasystem liknar i stort sett uthyrning av kassasystem, men när avtalsperioden löper ut kan man, om man så önskar, köpa ut kassautrustningen mot en liten ersättning. Avtalet ingås för en i förväg fastställd tidsperiod, under vilken utrustningen står till företagets förfogande till en fast månadsavgift. Leasing kan vara ett bra alternativ om man har ett långsiktigt behov av systemet och vill ha stabilitet i de månatliga kostnaderna, men om det inte är lämpligt att köpa kassasystemet.
Att köpa ett kassasystem är ett klokt val när det finns ett tydligt, långsiktigt behov av systemet och inga större förändringar är att vänta. Detta alternativ kräver ofta en större initialinvestering, men kan på lång sikt vara en kostnadseffektiv lösning för ett etablerat företag.
Hur är det då med ett provisionsbaserat kassasystem?
I vissa situationer är det mer lönsamt att införa ett kassasystem utan en fast månadsavgift och istället betala för användningen enbart utifrån en procentandel av försäljningen, det vill säga en provision. Ett provisionsbaserat kassasystem kan vara ett lämpligt alternativ särskilt för nystartade företag eller säsongsbetonad verksamhet, där målet är att hålla de fasta kostnaderna så låga som möjligt. Vanligtvis omfattar provisionsmodellen ett enkelt baspaket, och när systemet utökas övergår man till en mer fast prissättning.
Vilken finansieringsmodell passar bäst för just ditt företag?
Priset på ett kassasystem bestäms av flera faktorer
När du jämför olika kassasystem och priser är det viktigare att förstå helheten än att bara fokusera på ett enskilt belopp i euro. Frågorna nedan hjälper dig att förstå vad priset på ett kassasystem egentligen består av och vad som passar just ditt företag bäst:
- Kassaprogramvara – Vilka funktioner ingår i programvaran, och vilka kostar extra? Vad behöver du redan nu, och vad kan du lägga till senare?
- Kassasystem – Behöver du köpa, hyra eller leasa utrustningen? Hur många kassapunkter har ditt företag?
- Support och driftsättning – Ingår driftsättning, kundsupport och uppdateringar i priset, eller faktureras de separat?
- Integrationer och gränssnitt – Behöver du gränssnitt till exempelvis en webbutik, ett ERP-system eller programvara för ekonomihantering?
- Branschspecifika behov – Innehåller systemet redan de specialfunktioner som din bransch kräver?
- Finansieringsmodell – Vill du betala månadsvis, i en klumpsumma eller vill du ha möjligheten att köpa ut utrustningen?
- Uppsägningstid – Binder du dig för en längre period, eller går det att säga upp avtalet på ett flexibelt sätt?
När du har klarhet i dessa aspekter kan du jämföra systemen på ett ännu effektivare sätt och fatta ett beslut som både underlättar den dagliga verksamheten och främjar ditt företags tillväxt. Kom ihåg att ett bra kassasystem inte bara är en kostnad, utan ett konkret stöd för din verksamhet.
