OIT-hosting har hittat ett framgångsrikt recept

Oulun Isännöitsijätoimisto Företaget har haft ett händelserikt år. I januari 2021 skedde ett byte av verkställande direktör när Mauri Niemelä överlämnade rodret till sin son Jukka Niemelä. Därefter välkomnade familjeföretaget sin anställde Petri Gallén som ny delägare – den första utanför familjen Niemelä.

I september var det dags för ett stort steg framåt när företaget utvidgade sin verksamhet från Oulu till Helsingfors genom att förvärva Kruunun Isännöinti Oy:s verksamhet, och i november belönades företaget dessutom med två utmärkelser, då både ”Isännöitsijä 2021” och ”Asumisteko 2021” till OIT:s medarbetare.

– Utmärkelsen är ett resultat av 15 års arbete och vårt sätt att arbeta, det vill säga öppen dokumentation av bostadsrättsföreningar, vars betydelse nu har uppmärksammats i större utsträckning, kommenterade Niemelä.

Bakom framgången ligger OIT:s strävan att vara den mest eftertraktade fastighetsförvaltaren i Finland samt personalens framgångsrika engagemang för detta mål.

Mer information än vad lagen kräver

År 2004 köpte Mauri Niemelä en fastighetsförvaltningsverksamhet, som startades på 1980-talet, från en lokal fastighetsförening. Niemelä satte målmedvetet igång med att utveckla verksamheten, och på 17 år har företaget vuxit från ett kontor med två anställda till ett fastighetsförvaltningsföretag som sysselsätter trettio personer.

I slutet av 2021 förvaltade OIT sammanlagt 270 bostadsrättsföreningar i Oulu och Helsingfors.

– Vi håller hela tiden ett öga på andra tillväxtområden, men även om vår strategi är att växa gör vi det inte hur som helst, utan på ett kontrollerat och lönsamt sätt, där personalens välbefinnande kommer i första hand, säger Jukka Niemelä.

Niemelä drivs främst av att utveckla företaget, och personlig framgång är inte det viktigaste:

– Om jag vill att personalen ska vara delaktig i företagets tillväxt och utveckling, får takten inte vara helt orimlig, annars är det bara jag som engagerar mig i det.

OIT-förvaltning vill erbjuda sina kunder en meningsfull förvaltning. En del av deras prisbelönta arbetssätt är att erbjuda delägarna mer information än de kan förvänta sig.

– Det är inte mer märkvärdigt än att vi till exempel i årsredovisningarna redogör mer utförligt för frågor som är av intresse för delägarna än vad lagen kräver. När man känner till bostadsrättsföreningens historia är det mycket lättare att förutse även framtida behov, påpekar verkställande direktören Jukka Niemelä.

Enligt honom garanterar tillgången till information nöjda kunder och gör det till exempel lättare att sälja vidare bostäder när information om exempelvis fastighetsteknik och renoveringshistorik redan finns tillgänglig i sin helhet.

– Fastighetsmäklarna ringer inte till oss för att fråga om det ska genomföras rörrenoveringar i den här eller den där fastigheten eller om det har gjorts tillståndsundersökningar, eftersom alla dessa uppgifter finns att läsa i våra handlingar.

Ett ömsesidigt och fruktbart samarbete

OIT:s och Confirmars gemensamma resa har varit lång och händelserik. Confirmars fastighetsförvaltningssystem Domus har använts hos OIT redan sedan Mauri Niemelä tillträdde som företagets VD år 2004.

– Vi har ett kärleksfullt förhållande till Domus. Tillsammans har vi utvecklats och hjälpt varandra, säger Niemelä.

OIT är också ett av de företag som är kunder hos Domus och vars behov låg till grund för utvecklingen av Huoneistotieto.fi.

– Det var ingen lätt start, men resultatet är verkligen häpnadsväckande. Tack vare det har vi sparat otaliga personår. Jag har varit oerhört nöjd, säger Niemelä om den förändring som Huoneistotieto.fi har medfört.

Tidigare var det redan en orimligt stor uppgift att bara skicka ut inbjudningar till bolagsstämmor.

-Först trycktes tusentals inbjudningar, och de dåvarande cheferna bar hem dem i påsar, där de med hjälp av barnarbetskraft lades i kuvert, stämplades och kördes till posten. I dagens system skickas inbjudningarna på tre minuter, och inte ett enda papper passerar ens vårt kontor i något skede.

Niemelä anser att den stora utmaningen inom fastighetsförvaltningsbranschen är att digitaliseringen har tvingat branschen att utveckla verktyg som effektiviserar den egna verksamheten. Det går dock inte att tvinga bostadsrättsföreningens delägare att använda de digitala tjänsterna.