Sievi kommun
Kund
Plats
Lösning
Bransch
Nätbutiken erbjuder kommuninvånarna en smidig och rättvis kanal för att uträtta ärenden
”Tidigare anmälde sig kommuninvånarna till exempel till gympan – vissa via e-post eller WhatsApp, andra genom att ringa eller till och med ansikte mot ansikte. Om antalet platser var begränsat var det svårt att hålla reda på när ett visst antal anmälningar hade nåtts, eftersom informationen var utspridd hos olika personer och på olika ställen”, minns kontrollanten Merja Haavisto.
Det fanns ett behov av att underlätta betalningshanteringen, eftersom de betalningsterminaler som krävdes för kortbetalningar ofta var placerade vid ett fåtal fasta kassor på en helt annan plats än där träningen eller lägret faktiskt hölls. Därför betalades avgifterna kontant, vilket skapade ett tryck att få in pengarna i kommunens kassa så snabbt som möjligt.
I takt med att banktjänsterna har minskat har det blivit svårare för varje år att lämna in kontanter på banken i en liten ort. Å andra sidan var det också dyrt och tidskrävande att fakturera små belopp.
På initiativ av välfärdschefen inleddes utvecklingsarbetet med elektroniska tjänster. En Ceepos-webbutik byggdes upp för kommunen och togs i bruk i början av 2024. Förutom idrottstjänsterna började man i webbutiken även sälja exempelvis försäljningsplatser på sommarmarknaderna samt produkter som tillverkats i arbetsmarknadstjänstens verkstad.
Som en dold produkt lades försäljningen av mat som annars skulle gå till spillo från skolorna ut i webbutiken för kommunens egen personal.
Få information snabbt utan att behöva köa
Kontorssekreteraren Anne Huhtala och IT-sekreteraren Mari Yrttikoski ansvarar för att lägga upp produkterna i webbutiken.
”Det var en utmaning i början, eftersom jag samtidigt som jag själv lärde mig systemet också behövde utbilda välfärdsavdelningens egna medarbetare i hur man använder webbutiken. Men nu har webbutiken underlättat framför allt anmälningsprocessen och å andra sidan även hanteringen av återbetalningar inom idrottsverksamheten. Om en deltagare måste avboka återbetalas pengarna via webbutiken och ingen behöver längre hämta ut dem kontant”, säger Huhtala uppskattande.
Att produktinformationsformulären är lätta att redigera garanterar att nödvändiga uppgifter alltid samlas in redan i anmälningsfasen, oavsett vilket behov det rör sig om.
Yrttikoski anser också att nätbutiken är ett smidigare sätt att handla än att stå i kö i telefonkö.
"Platserna till barnens aktivitetsdagar fördelas i anmälningsordning. Man behöver inte längre köa i kö, utan i webbutiken kan alla boka platser samtidigt", säger Yrttikoski glatt.
Särskilt bland de äldre invånarna i kommunen väckte övergången till e-handel inledningsvis ett visst motstånd mot förändringen. Kommunen har dock anordnat handledning i e-handel riktad till äldre. Sakta men säkert har även de börjat komma igång med sina inköp online.
På Sievi vill man inte längre återgå till det gamla sättet. Webbutiken har effektiviserat arbetet, särskilt inom hälso- och träningsområdet. De största fördelarna med Ceepos-webbutiken som Sievi lyfter fram är minskad användning av kontanter och färre fakturor.
Yrttikoski anser att fördelarna med webbutiken nu blir påtagliga, eftersom man inte längre behöver skapa alla produkter från grunden, utan kan använda inställningarna från tidigare liknande produkter direkt för de nya.
”Som ett tips till andra små kommuner skulle jag vilja säga att man i början bör avsätta tillräckligt med tid och resurser för att sätta sig in i det nya systemet. I en liten kommun är det alltid bråttom, men om man tar sig den tiden i början så att alla lär sig att använda webbutiken, börjar fördelarna också synas snabbare”, betonar Yrttikoski.
Efter det första året finns det fortfarande utrymme att vidareutveckla webbutikens verksamhet i Sievi. Man hoppas kunna utöka webbutiken med möjligheten att boka kommunens möteslokaler och personalparkeringsplatser.
”Varför skulle man inte kunna prova att sälja bibliotekets utgångna böcker i webbutiken?”, funderar Haavisto.
Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?
Du har kommit till rätt ställe! Berätta för oss vad du behöver så hjälper vi dig att hitta en helhetslösning som stöder din verksamhet.
