Asunto Oy Kotipiennar
Kund
Plats
Lösning
Bransch
Enklare uppföljning av bostadsrättsföreningens räkningar
En bostadsförening med 34 lägenheter i Hervanta började för några år sedan använda tjänsten Huoneistotieto.fi på rekommendation av fastighetsförvaltaren. Styrelsens ordförande Jarmo Korhonen berättar att tjänsten framför allt har underlättat fakturahanteringen och dokumenthanteringen.
Mitt i Hervanta står ett flerbostadshus som byggdes i slutet av 70-talet. Bostadsrättsföreningen Kotipiennar är en livlig förening med 34 lägenheter och 55 boende. Jarmo Korhonen, ordförande i bostadsrättsföreningens styrelse, har under sina fem år i styrelsen varit delaktig i att ta ansvar för en rad olika frågor som rör huset.
För fem år sedan skötte bostadsrättsföreningens styrelse fortfarande sina ärenden på traditionellt sätt: man arkiverade alla mötesprotokoll och övriga handlingar i mappar i kronologisk ordning.
– Om man skulle leta efter något där, så var det ett rejält arbete. Man hittade visserligen informationen, men det tog lång tid, till och med flera dagar, konstaterar Korhonen.
För några år sedan infördes tjänsten Huoneistotieto.fi i bostadsrättsföreningen på uppmaning av fastighetsförvaltaren Ilkka Saarinen.
– När jag väl loggade in där insåg jag genast hur praktiskt det är, minns Korhonen införandet för flera år sedan.
Huoneistotieto.fi används för fakturauppföljning
Nu går det att kontrollera all viktig information på ett ögonblick via Huoneistotieto.fi. Korhonen använder faktiskt tjänsten flitigt.
– Av tjänstens olika funktioner är fakturaövervakningen den absolut viktigaste för mig, eftersom jag som ordförande måste följa faktureringen mycket noggrant. Det är ett enormt framsteg att de fakturor som skickas till fastighetsförvaltaren omedelbart syns även för mig.
Korhonen minns en händelse för flera år sedan då samma underhållsfaktura av misstag hade skickats två gånger till bostadsrättsföreningen. När man bläddrade igenom fakturorna i lägenhetsregistret var det lätt att upptäcka att samma referensnummer återkom på två olika fakturor. På så sätt upptäcktes felet och man kunde reklamera det.
Välkomna bidrag till styrelsearbetet
Enligt Korhonen är Huoneistotieto.fi ett mycket bra verktyg. Förutom att han kan hålla koll på fakturor upplever han att det går snabbare och blir enklare att kopiera och arkivera mötesprotokoll.
– Dessa verktyg är framtiden och ett mycket välkommet stöd i styrelsearbetet. Att vara ordförande kan vara ganska tidskrävande när man har ansvar för människors pengar, även om vi i bostadsrättsföreningen har bra ordning på saker och ting, konstaterar Korhonen.
Kotipientareens styrelse består av fem ordinarie ledamöter och två suppleanter. Styrelsen kommunicerar redan i stor utsträckning elektroniskt, men medlemmarnas medelålder är hög och två av de ordinarie ledamöterna använder inte internet.
– Till dem skickar vi naturligtvis dokumenten i pappersform, men med alla andra har vi redan länge skött ärendena elektroniskt.
När det gäller Korhonen kommer hans användning av Huoneistotieto.fi snart att upphöra, eftersom han nyligen har sålt sin bostadsrätt och flyttat till en villa. Han avser dock att fortsätta sitt uppdrag i styrelsen för sitt tidigare bostadsrättsförening så länge det behövs.
– Det kommer att genomföras omfattande renoveringar i huset, och förberedelserna inför dessa har redan påbörjats. Jag vill se till att de kommer igång innan jag överlämnar ansvaret till andra. Vi har definitivt den kunskap som krävs här i bostadsrättsföreningen, tillägger Korhonen med tillförsikt.
Enligt Korhonen har även samarbetet med fastighetsförvaltningsbyrån Ilkka Saarinen och fastighetsförvaltaren Anssi Roivainen fungerat utmärkt.
– Vi har snabbt fått teknisk support, och kontakterna har varit smidiga och flexibla. Jag kan inte minnas att jag ens en enda gång stött på någon sur min. Den mycket noggranna uppföljningen av ärenden och fakturering har gjort samarbetet fruktbart i alla avseenden.
Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?
Du har kommit till rätt ställe! Berätta för oss vad du behöver så hjälper vi dig att hitta en helhetslösning som stöder din verksamhet.
