Januari innebär för många gym ett stort inflöde av nya medlemmar, vilket naturligtvis är goda nyheter för verksamheten. Varje nytt medlemskap sätter dock gymmets system för kundhantering , fakturering, åtkomstkontroll och bokningar på prov. Om dessa processer kräver mycket manuellt arbete kan en framgångsrik kampanj för att värva nya medlemmar belasta din personal onödigt mycket.
I det här blogginlägget har vi sammanställt fyra saker som det är värt att kolla upp innan den mest hektiska perioden inför nyår.
1. Gör det så enkelt som möjligt att bli medlem
Vad händer mellan det att man köper ett medlemskap och det första träningspasset? Om din personal måste aktivera medlemskap, uppdatera kunduppgifter eller skicka instruktioner manuellt kan även en registrering som görs online orsaka onödiga fördröjningar.
När webbutiken, kundhanteringen och åtkomstkontrollen fungerar i samma system blir det enkelt att sätta in en ny medlem i systemet. Automatiska välkomstmeddelanden ser till att den nya medlemmen får den information hen behöver vid rätt tidpunkt. Tänk också på hur enkelt det är att bli medlem: med Confirma Active-gymsystemet kan man till exempel bli medlem direkt via MobilePay. Din kund godkänner betalningen i appen, och uppgifterna överförs direkt till systemet utan långa formulär eller manuell inmatning.
Kontrollera före januari: Kan en ny kund enkelt köpa ett medlemskap och få de nödvändiga anvisningarna även utanför öppettiderna? Om något steg kräver att någon ingriper bör det automatiseras.
2. Se till att faktureringen och hanteringen av medlemskapen fungerar smidigt
Medlemskapserbjudanden vid årsskiftet kan göra faktureringen förvånansvärt komplicerad. Rabatterade startperioder, återkommande medlemsavgifter och olika faktureringsdatum måste alla beaktas på rätt sätt.
Automatisk fakturering och betalningsuppföljning minskar den manuella hanteringen av enskilda betalningar. Confirmas programvara för träningsbranschen sköter återkommande fakturering, betalningsuppföljning och automatiska betalningspåminnelser. Vid behov erbjuder vi även omfattande tjänster inom ekonomisk förvaltning.
Kontrollera före januari: Måste du manuellt kontrollera att rätt pris debiteras efter introduktionsperioden? Och vem skickar ut betalningspåminnelser? Med Confirms gymsystem behöver du inte bekymra dig om debiteringar och påminnelser, eftersom allt sker automatiskt.
Ett gymprogram som underlättar arbetsbördan i januari
Med Confirma Active-gymsystemet ser du till att ditt gym är redo även för de mest hektiska säsongerna. Hos oss hittar du allt du behöver under ett och samma tak – från programvara till passerkontroll och ekonomihanteringstjänster.
3. Integrera kundhantering och åtkomstkontroll
En kund som just har betalat sin medlemsavgift bör inte behöva vänta på att receptionens personal ska aktivera hans eller hennes tillträdesrätt. När medlemshanteringen och den elektroniska tillträdeskontrollen fungerar tillsammans uppdateras tillträdesrättigheterna automatiskt utifrån medlemskapets status. Detta minskar det manuella arbetet och gör det möjligt att träna även när personalen inte är på plats.
Tack vare den passerkontroll som är integrerad i Confirmas system styr medlems- och betalningsuppgifterna automatiskt åtkomsträttigheterna. Om medlemsavgiften inte betalas kan åtkomsträttigheten tillfälligt spärras och återställas omedelbart när betalningen har registrerats i systemet.
Kontrollera före januari: Öppnar eller stänger receptionen åtkomstbehörigheter manuellt? När passerkontrollen är kopplad till gymsystemet sker dessa ändringar utan att personalen behöver göra något. I Confirma Active kan dina kunder till exempel även spärra sitt förlorade passerkort direkt via självbetjäningsportalen.
4. Planera kapaciteten för gruppträningspass i god tid
Fullbokade gruppträningspass visar på stor efterfrågan, men om de mest populära passen hela tiden är fullbokade kan det vara svårt för dina kunder att hitta träningstider som passar dem. Innan du lägger till nya pass är det värt att titta på de aktuella bokningsuppgifterna. Vilka pass blir fullbokade först? Finns det regelbundet lediga platser på vissa pass? Hur ofta blir platser outnyttjade på grund av avbokningar?
Genom att jämföra bokningar med faktiska besök kan du identifiera var kapaciteten inte utnyttjas fullt ut och när det kan finnas behov av fler timmar. Digitala bokningskalendrar och rapporteringsverktyg hjälper dig att få en överblick över efterfrågan och planera utbudet av timmar därefter. En väl genomförd kapacitetsplanering bidrar också till att säkerställa en god kundupplevelse för befintliga medlemmar: det är viktigt att se till att de fortfarande kan hitta pass som passar dem, även om januari skulle medföra ett stort antal nya kunder.
Kontrollera före januari: Hur lång tid tar det för dig att ta reda på vilka timmar som fylls först och vilka platser som förblir outnyttjade? Om uppgifterna redan finns tillgängliga i systemets rapporter blir det en snabb beslutsprocess att justera schemat, istället för ett separat utredningsarbete.
Vi på Confirmalla hjälper dig att förbereda dig inför januari-rusningen
Kundrusningen vid årsskiftet sätter ditt gyms dagliga verksamhet på prov. När medlemshantering, betalningar, bokningar och åtkomstkontroll fungerar smidigt tillsammans kan du betjäna det växande antalet kunder utan att personalens arbetsbelastning ökar i samma utsträckning.
Hos Confirma hittar du programvara för träningsbranschen, lösningar för åtkomstkontroll och låssystem, rapporteringsverktyg samt omfattande tjänster inom ekonomisk förvaltning. När programvara, utrustning och tjänster kommer från samma partner kan du skapa en helhetslösning som är anpassad efter just din verksamhets behov, oavsett om det gäller ett enskilt gym eller en växande kedja av träningscenter.
