Tammikuu tuo monelle kuntosalille runsaasti uusia jäseniä, mikä on tietenkin hyvä uutinen liiketoiminnalle. Jokainen uusi jäsenyys kuitenkin koettelee kuntosalijärjestelmän asiakashallinnan, laskutuksen, kulunvalvonnan ja varausten sujuvuutta. Jos nämä prosessit vaativat paljon manuaalista työtä, onnistunut jäsenhankintakampanja voi kuormittaa henkilökuntaasi tarpeettoman paljon.
Kokosimme tähän blogiin neljä asiaa, jotka kannattaa tarkistaa ennen vuodenvaihteen kiireisintä sesonkia.
1. Tee jäseneksi liittymisestä mahdollisimman helppoa
Mitä tapahtuu jäsenyyden ostamisen ja ensimmäisen treenikerran välillä? Jos henkilökuntasi joutuu aktivoimaan jäsenyyksiä, päivittämään asiakastietoja tai lähettämään ohjeita manuaalisesti, myös verkossa tehty liittyminen voi aiheuttaa tarpeettomia viiveitä.
Kun verkkokauppa, asiakashallinta ja kulunvalvonta toimivat samassa järjestelmässä, uuden jäsenen treenaaminen alkaa vaivattomasti. Automaattiset tervetuloviestit varmistavat, että uusi jäsen saa tarvitsemansa tiedot oikeaan aikaan. Huomioi myös itse liittymisen helppous: esimerkiksi Confirma Active -kuntosalijärjestelmä mahdollistaa jäseneksi liittymisen suoraan MobilePaylla. Asiakkaasi hyväksyy maksun sovelluksella, ja hänen tietonsa siirtyvät suoraan järjestelmään ilman pitkiä lomakkeita tai käsin syötettäviä tietoja.
Tarkista ennen tammikuuta: Pystyykö uusi asiakas ostamaan jäsenyyden helposti ja saamaan tarvittavat ohjeet myös aukioloaikojen ulkopuolella? Jos jokin vaihe odottaa jonkun toimia, kannattaa se automatisoida.
2. Varmista, että laskutus ja jäsenyyksien hallinta toimivat sujuvasti
Vuodenvaihteen jäsenyystarjoukset voivat tehdä laskutuksesta yllättävän monimutkaista. Alennetut aloitusjaksot, toistuvat jäsenmaksut ja erilaiset laskutuspäivät on kaikki huomioitava oikein.
Automaattinen laskutus ja maksuvalvonta vähentävät yksittäisten maksutapahtumien manuaalista käsittelyä. Confirman liikunta-alan ohjelmistot huolehtivat toistuvasta laskutuksesta, maksujen seurannasta ja automaattisista maksumuistutuksista. Tarvittaessa saat meiltä myös kattavat taloushallinnon palvelut.
Tarkista ennen tammikuuta: Joudutko tarkistamaan käsin, että aloitusjakson jälkeen veloitetaan oikea hinta? Entä kuka lähettää maksumuistutukset? Confirman kuntosalijärjestelmissä sinun ei tarvitse huolehtia veloituksista ja muistutuksista, sillä kaikki tapahtuu automaattisesti.
Kuntosalijärjestelmä, joka keventää tammikuun työtaakkaa
Confirma Active -kuntosalijärjestelmällä varmistat, että kuntosalisi on valmis myös kiireisimpiin sesonkeihin. Meiltä löydät kaiken tarvitsemasi saman katon alta – ohjelmistosta kulunvalvontaan ja taloushallinnon palveluihin.
3. Yhdistä asiakkuuksien hallinta ja kulunvalvonta
Juuri jäsenmaksunsa maksaneen asiakkaan ei pitäisi joutua odottamaan, että vastaanoton henkilökunta aktivoi hänen kulkuoikeutensa. Kun jäsenyyksien hallinta ja sähköinen kulunvalvonta toimivat yhdessä, kulkuoikeudet päivittyvät automaattisesti jäsenyyden tilan mukaan. Tämä vähentää manuaalista työtä ja mahdollistaa treenaamisen myös silloin, kun henkilökuntaa ei ole paikalla.
Confirman järjestelmiin integroidun kulunvalvonnan myötä jäsenyys- ja maksutiedot ohjaavat kulkuoikeuksia automaattisesti. Jos jäsenmaksu jää maksamatta, kulkuoikeus voidaan keskeyttää väliaikaisesti ja palauttaa heti maksun kirjauduttua järjestelmään.
Tarkista ennen tammikuuta: Avaako tai sulkeeko respa kulkuoikeuksia käsin? Kun kulunvalvonta on yhdistetty kuntosalijärjestelmään, nämä muutokset tapahtuvat ilman henkilökunnan toimia. Esimerkiksi Confirma Activessa asiakkaasi voivat myös nollata kadonneen kulkukorttinsa suoraan itsepalveluportaalista.
4. Suunnittele ryhmäliikuntatuntien kapasiteetti ajoissa
Täydet ryhmäliikuntatunnit kertovat kysynnästä, mutta jos suosituimmat tunnit täyttyvät jatkuvasti, asiakkaidesi voi olla vaikea löytää itselleen sopivia harjoitteluaikoja. Ennen uusien tuntien lisäämistä kannattaa tarkastella nykyisiä varaustietoja. Mitkä tunnit täyttyvät ensimmäisinä? Onko joillakin tunneilla säännöllisesti vapaita paikkoja? Kuinka usein paikkoja jää käyttämättä peruutusten vuoksi?
Vertaamalla varauksia toteutuneisiin käynteihin voit tunnistaa, missä kapasiteettia jää hyödyntämättä ja milloin lisätunneille voisi olla tarvetta. Digitaaliset varauskalenterit ja raportointityökalut auttavat hahmottamaan kysyntää ja suunnittelemaan tuntitarjontaa sen mukaisesti. Hyvä kapasiteettisuunnittelu auttaa myös huolehtimaan nykyisten jäsenten asiakaskokemuksesta: on tärkeä varmistaa, että he löytävät edelleen itselleen sopivia tunteja, vaikka tammikuu toisi mukanaan runsaasti uusia asiakkaita.
Tarkista ennen tammikuuta: Kuinka kauan sinulta kestää selvittää, mitkä tuntisi täyttyvät ensimmäisinä ja missä paikkoja jää käyttämättä? Jos tiedot löytyvät valmiina järjestelmäsi raporteista, aikataulun muokkaaminen on nopea päätös eikä erillinen selvitystyö.
Me Confirmalla autamme valmistautumaan tammikuun kiireisiin
Vuodenvaihteen asiakasruuhka koettelee kuntosalisi päivittäisiä toimintoja. Kun jäsenyyksien hallinta, maksut, varaukset ja kulunvalvonta toimivat saumattomasti yhdessä, pystyt palvelemaan kasvavaa asiakasmäärää ilman, että henkilökuntasi työmäärä kasvaa samassa suhteessa.
Confirmalta löydät liikunta-alan ohjelmistot, kulunvalvonta- ja lukitusratkaisut, raportointityökalut sekä kattavat taloushallinnon palvelut. Kun ohjelmistot, laitteet ja palvelut tulevat samalta kumppanilta, voit rakentaa juuri oman liiketoimintasi tarpeisiin sopivan kokonaisuuden riippumatta siitä, onko kyse yksittäisestä kuntosalista tai kasvavasta liikuntakeskusketjusta.
